Le contexte actuel force de plus en plus d’entreprises à chercher des solutions fiables et hautement sécurisées pour stocker leurs données et leurs informations confidentielles.
Pour une gestion quotidienne de vos données ou pour un événement exceptionnel comme un projet de fusion-acquisition ou une transaction financière importante, la data room est une solution totalement adaptée au stockage et au partage sécurisés de toutes vos informations.
Découvrez ce qu’est vraiment une data room virtuelle et pourquoi ces outils sont de plus en plus populaires.
Qu’est-ce qu’une data room ?
Une data room, c’est un peu comme un coffre-fort de données. Traduit littéralement, data room signifie « chambre de données ». Il s’agit d’un espace de stockage sécurisé, réel ou virtuel, où une organisation met à disposition un volume important d’informations souvent confidentielles sur un projet. L’accès y est restreint et les personnes autorisées peuvent consulter les informations à distance.
Traditionnellement, les data rooms étaient utilisées pour sécuriser des transactions financières ou légales, des introductions en bourse ou la gestion de biens immobiliers. Mais depuis plusieurs années, elles sont utilisées pour d’autres raisons comme le stockage ou l’échange de données ou encore le partage de documents.
Tous types de documents peuvent être stockés, téléchargés, sauvegardés et gérés dans une data room virtuelle : courriers officiels, articles de presse, graphiques, tableurs, images, etc.
Qui peut utiliser une data room et pourquoi ?
Toute entreprise qui s’inquiète pour la sécurité de ses données peut utiliser une data room. Plus généralement, les data rooms sont utilisées par les entreprises qui traitent une grande quantité de données confidentielles qu’elles doivent transmettre à différents publics comme leurs employés, leurs clients, leurs utilisateurs, leurs fournisseurs ou leurs partenaires (contrats, financement, informations comptables, etc.). Ces informations ne peuvent pas être simplement envoyées par email du fait de leur volume ainsi que de leur caractère confidentiel, une solution collaborative sécurisée est alors indispensable.
Selon le site Antinno.net, il existe plusieurs cas d’utilisation d’une data room, mais à chaque fois, il s’agit d’une organisation qui doit mettre à disposition des données ou des informations, de manière sécurisée, à des collaborateurs d’autres organisations, dans le cadre de transactions délicates où la confidentialité est une condition indispensable :
- fusions et acquisitions,
- levées de fonds,
- restructurations d’entreprise,
- transactions immobilières,
- partenariats stratégiques,
- appels d’offres dans des contextes sensibles (nucléaire, militaire, etc.).
Les data rooms sont particulièrement appréciées dans des contextes internationaux ainsi que par les entreprises qui ont adopté la dématérialisation des données.
Quels sont les avantages ?
Les bénéfices des data rooms sont nombreux. En voici cinq.
1. Protection des données
C’est sans aucun doute la raison principale pour laquelle la plupart des entreprises optent pour une data room virtuelle. L’accès aux données est restreint et seules les personnes autorisées peuvent consulter les informations stockées.
En plus des fonctionnalités basiques, les fournisseurs de data rooms proposent une multitude d’options pour accroître la sécurité et la confidentialité des données telles que :
- un contrôle contre les logiciels malveillants (malwares) ;
- un système d’autorisation et d’authentification complexe ;
- la sauvegarde des données ;
- le cryptage des fichiers.
2. Facilité d’accès et gain de temps
Dans le monde ultra-connecté d’aujourd’hui, imprimer ses dossiers, les ranger dans des classeurs et les archiver dans un local dédié au sein de son entreprise paraît totalement dépassé. Et quelle perte de temps ! En effet, si vous avez besoin d’un document archivé pour un client par exemple, vous devrez vous déplacer pour aller chercher le bon dossier, puis il faudra scanner le document et l’envoyer, et enfin, vous devrez retourner le ranger. Tout cela engendre une perte de temps et de productivité car pendant que vous partez fouiller dans les archives de l’entreprise, vous ne pouvez pas avancer sur vos autres projets.
Une data room vous permet d’exploiter facilement et efficacement un volume important de données. Vous trouvez rapidement le document recherché et le partager en seulement quelques clics. La plupart des data rooms sont équipées de moteur de recherche puissant pour vous faciliter la tâche. Et surtout, le partage d’informations s’effectue en toute sécurité.
3. Meilleur contrôle de l’accès
En entreprise, il est indispensable de veiller à ce que certains documents ne tombent pas dans les mains des mauvaises personnes. En stockant vos documents dans une data room, c’est vous, en tant que propriétaire des données, qui définissez les droits d’accès en lecture et/ou en écriture des documents stockés. Ainsi, vous êtes assurés que vos fichiers ne se perdent pas, qu’ils sont consultés par les personnes concernées et vous avez le contrôle sur les modifications effectuées. Ces paramètres peuvent être modifiés autant que nécessaire.
4. Praticité et transparence
Un autre atout des data rooms, c’est leur facilité d’utilisation. Vous pouvez y accéder de partout, avec n’importe quel appareil connecté (smartphone, tablette, ordinateur portable), contrairement aux salles d’archives physiques.
De plus, les data rooms privilégient la transparence. Elles sont équipées d’un système de notification qui vous alerte en temps réel des modifications réalisées. Vous avez également accès à l’historique des activités pour chaque document : le nombre de consultation total et détaillé (par jour, par semaine, par mois), les personnes qui l’ont consulté, les modifications effectuées, etc. Ces informations peuvent s’avérer stratégiques dans le cadre d’une transaction par exemple.
5. Diminution des frais généraux
Puisque tous vos dossiers sont stockés en ligne, vous n’avez plus besoin de les imprimer, vous allez donc réaliser des économies sur les fournitures de bureau comme les cartouches d’imprimantes et le papier.
Conclusion
Face à la cybercriminalité, protéger ses données est aujourd’hui vital pour toutes les entreprises. Il en va de leur sécurité et de leur réputation.
Si vous gérez un important volume de données confidentielles, l’utilisation d’une data room s’impose. En plus de vous offrir un lieu sécurisé pour partager vos documents avec des personnes choisies, vous pouvez contrôler l’accès aux données et réduire le risque de voir vos informations confidentielles être divulguées à des inconnus.
