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Comment préparer le retour au bureau de vos équipes ?

Comment préparer le retour au bureau de vos équipes ?

Comment préparer le retour au bureau de vos équipes ?
Publié par Angèle Ledig, le jeudi 3 juin 2021

Si les recommandations sanitaires encouragent à privilégier le télétravail, certaines entreprises ne peuvent tout simplement pas fonctionner de cette façon, et d’autres souhaitent adopter un mode de fonctionnement hybride, alliant travail à distance et présentiel.

En effet, selon le baromètre annuel sur le télétravail CSA pour Malakoff Humanis, 86 % des télétravailleurs souhaitent poursuivre le télétravail, avec idéalement deux jours de télétravail par semaine. Cependant, 56 % des télétravailleurs se sentent plus engagés lorsqu’ils travaillent sur site. L’entreprise est également vue comme un lieu d’échange et de convivialité. En effet, 59 % des salariés (77 % pour les 18-24 ans) déclarent se rendre au bureau d’abord pour partager un moment de convivialité avec leurs collègues et rencontrer les membres de leur équipe (44 %). La mise en place d’une forme de travail hybride semble donc être une solution idéale.

Quel que soit le mode de fonctionnement choisi, si vous souhaitez rappeler vos salariés au bureau, il est important de le faire dans les meilleures conditions. Voici 5 conseils pour préparer en toute sécurité un retour progressif et serein de vos collaborateurs dans les locaux de votre entreprise.

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1. Garantir la sécurité des salariés

Selon le Code du travail, « L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. » Si vous souhaitez que vos salariés retournent travailler dans les locaux de votre entreprise, il est donc essentiel de s’assurer qu’ils y seront en sécurité.

Respect des gestes barrières, distanciation, port du masque, désinfection régulière, etc., veillez à appliquer soigneusement les recommandations du protocole sanitaire mis en place par le ministère du Travail pour limiter les risques de contamination ainsi que pour rassurer vos collaborateurs les plus anxieux.

Si vous le pouvez, réaménagez les espaces de travail et les lieux communs, mettez à disposition du gel hydroalcoolique et limitez le nombre de personnes dans les locaux.

2. Bien communiquer en amont

Pour préparer efficacement le retour des salariés au bureau, une bonne communication est indispensable. Informez vos collaborateurs des modalités de retour dans les locaux via un email détaillé, ou mieux encore lors d’une visioconférence.

Durant cette réunion virtuelle, il est important de rappeler que la mission de l’entreprise n’a pas changé, mais que la façon de travailler a évolué. Si cela n’a pas déjà été fait, présentez les nouveaux outils ainsi que les différentes mesures mises en place pour assurer la santé et la sécurité du personnel. Ensuite, répondez à toutes les questions de vos employés : le port du masque est-il obligatoire ? Peut-on continuer à prendre ses repas dans l’entreprise ? Combien de jours par semaine peut-on revenir sur site ? Etc.

Dans les jours qui suivent, publiez un document récapitulatif de toutes les mesures mises en place sur votre Intranet. Soyez également disponible et à l’écoute de vos salariés. L’objectif est de les rassurer pour qu’ils puissent revenir au travail le plus sereinement possible.

3. Former et accompagner les managers

Pour les managers, cette période inédite a été un véritable défi car ils ont dû apprendre dans la précipitation à gérer et à maintenir du lien avec des équipes à distance. Désormais, ils vont devoir apprendre à manager des équipes hybrides. Leur rôle est essentiel pour rassurer les équipes et maintenir la motivation des salariés.

Mais surtout, les managers se trouvent dans une position délicate entre la direction qui souhaite reprendre une activité de manière performante et des collaborateurs stressés par la crise sanitaire et les nouvelles conditions de travail, voire angoissés à l’idée de contaminer ou d’être contaminés par le Covid-19.

Il est donc important d’accompagner vos managers et de les former aux bonnes pratiques managériales ainsi qu’aux moyens de mesurer équitablement les performances de chaque salarié, quel que soit le lieu où il se trouve.

Par exemple, encouragez-les à planifier des entretiens de reprise avec chacun des membres de leur équipe pour connaître leur état d’esprit et les mettre en confiance.

4. Préparer la réorganisation du travail

La pandémie aura bouleversé notre façon de travail et favorisé l’apparition de nouvelles pratiques (télétravail, travail hybride, flex office…). Afin de préparer au mieux le retour au bureau de vos équipes, il est indispensable de définir clairement le mode de fonctionnement adopté par votre entreprise.

L’idée est de concevoir un guide qui décrit quel lieu de travail privilégier pour quels types de tâches (les réunions en présentiel, la rédaction en télétravail, etc.), les horaires auxquels il est obligatoire d’être joignable sur place comme à distance, si le télétravail à 100% est possible et sous quelles conditions (se présenter une fois par mois en entreprise…), etc.

L’objectif est de mettre en place une organisation plus souple et flexible, mais cadrée pour éviter les dérives, et de faire en sorte que chaque salarié puisse trouver la formule qui lui convient pour être productif, tout en trouvant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

5. Renforcer la cohésion d’équipe, le sentiment d’appartenance et l’engagement des salariés

Le confinement et le télétravail ont provoqué l’isolement des salariés et les ont privés de ce lien social si important. En effet, outre le salaire et le sentiment de se sentir utile, le travail permet d’avoir des relations sociales, de rire et d’apprendre.

Aujourd’hui, le retour au bureau doit permettre de recréer les moments de convivialité et de partage qui nous ont tant manqué. Ces moments sont indispensables pour tisser des liens, fédérer les équipes et développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Ils contribuent à motiver les collaborateurs et à renforcer leur engagement.

Ainsi, pour que le retour au bureau soit placé sous le signe de la bonne humeur et de la convivialité, organisez régulièrement des événements (dans le respect des mesures sanitaires) comme des petits déjeuners, des apéros ou des jeux pour rassembler vos collaborateurs, favoriser les échanges et partager des moments de vie indispensables à la bonne ambiance au bureau.

En résumé

Pour les équipes qui sont en télétravail depuis plus d’un an, le retour au bureau peut être stressant. Suivez ces cinq conseils pour qu’il se passe avec sérénité et enthousiasme.

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