Cela fait plus d’une semaine que vous essayez de terminer ce rapport, mais vous n’y arrivez pas à cause de toutes ces autres tâches qui viennent parasiter votre progression.
On le sait, au travail, il est parfois difficile de réussir à faire tout ce que l’on avait prévu. Les journées se déroulent rarement comme on les avait planifiées car il y a toujours un imprévu, un collègue qui a besoin de votre aide ou votre responsable qui vous demande de travailler sur cette tâche urgente. Cela signifie que vous passez vos journées à travailler sur les tâches prioritaires d’autres personnes plutôt que de progresser sur vos propres objectifs.
Pour réussir à accomplir vos tâches importantes et respecter les dates butoirs, il est indispensable d’organiser votre travail et de planifier votre semaine en avance. C’est la solution pour être plus performant et plus productif.
Voici 7 astuces pour y parvenir.
1. Passez en revue votre semaine passée
Chaque vendredi après-midi, faites le point sur votre semaine passée afin d’identifier ce que vous n’avez pas réussi à accomplir :
- les tâches qui n’ont pas été exécutées,
- les réunions ou rencontres qui ont été annulées ou reportées,
- les appels que vous n’avez pas passés.
Planifiez ensuite tous ces événements pour la semaine à venir.
Attention, si cela fait plus de trois fois que vous reportez un événement ou une tâche, peut-être est-il préférable de le déléguer ou de le supprimer.
2. Définissez vos objectifs de la semaine
Avant de planifier ce sur quoi vous allez travailler la semaine prochaine, commencez par lister toutes les tâches nécessaires à l’accomplissement de votre projet. Chacune des tâches que vous allez planifier doit vous rapprocher un peu plus de votre objectif final, d’où l’importance de prioriser vos tâches. La méthode MoSCoW peut vous y aider.
Par exemple, vous devez réaliser le catalogue des nouveaux produits de l’entreprise pour l’année 2021. Ce projet ne peut pas être accompli en une seule journée. Vous devez donc le diviser en sous-projets ou tâches :
- identifier tous les nouveaux produits ;
- rédiger une description par produit ;
- prendre en photo chaque produit ;
- mettre en page le catalogue ;
- faire valider le catalogue ;
- le faire imprimer ;
- le distribuer.
De cette façon, vous vous rendez mieux compte de l’ampleur du travail, et vous pouvez ainsi planifier efficacement toutes les tâches à réaliser pour finir le projet dans les temps. Chaque tâche est un objectif à atteindre pour la journée ou pour la semaine.
3. Prévoyez des créneaux pour réaliser vos tâches
La plupart du temps, nous utilisons notre agenda pour planifier des réunions ou des rendez-vous avec des clients ou des fournisseurs, mais nous ne bloquons jamais ou rarement des créneaux pour réaliser nos propres tâches. C’est une erreur.
Au travail, votre calendrier est un outil indispensable et un allié précieux pour planifier votre semaine de travail. Le fait d’inscrire une tâche à votre calendrier vous oblige à travailler dessus car vous vous réservez un créneau spécialement pour cela. Et les notifications se chargent de vous le rappeler.
Grâce aux agendas partagés, vos collègues savent lorsque vous êtes occupé et lorsque vous êtes disponible. Ainsi, lorsqu’un créneau est bloqué, personne ne peut vous convier à une réunion à ce moment précis. Vous pouvez donc vous concentrer et vous consacrer pleinement à la réalisation de votre tâche pendant la durée que vous vous êtes alloué. C’est un excellent moyen d’améliorer votre productivité.
4. Prévoyez large
Lorsque vous planifiez vos journées, soyez réaliste et accordez-vous suffisamment de temps pour exécuter chaque tâche. Pensez toujours à prévoir du temps supplémentaire au cas où la tâche nécessite plus de travail que prévu. Il est préférable d’avoir trop de temps pour peaufiner les détails, plutôt que d’en manquer et de devoir bâcler son travail.
Pour vos réunions et rendez-vous, pensez à prévoir un créneau de quelques minutes juste avant pour vous préparer. Relisez les points importants du dossier ou le dernier compte-rendu de réunion, remémorez-vous la problématique du client, etc. Une réunion efficace et productive est une réunion qui se prépare en amont.
Prévoyez également quelques minutes après afin d’inscrire les nouvelles tâches à votre todo list et de noter les prochaines réunions dans votre calendrier.
5. Laissez du temps pour les imprévus
Evitez de planifier chaque minute de votre semaine. Il est essentiel de garder environ 30% de temps disponible pour des réunions ou des événements imprévus, pour traiter des tâches urgentes, mais aussi pour réfléchir et pour faire des pauses.
Il est important de souffler et de laisser votre cerveau se reposer entre deux tâches. De plus, un planning surchargé peut avoir des effets négatifs sur la qualité de votre travail, voire sur votre santé.
6. Planifiez votre semaine en avance
Dès le vendredi, planifiez les tâches que vous devez accomplir la semaine suivante pour atteindre vos objectifs. Ainsi, lorsque vous arriverez au travail lundi matin, vous saurez immédiatement par quelle tâche commencer. Vous serez alors moins stressé, vous gagnerez du temps et vous serez plus productif.
La planification de votre semaine de travail doit devenir une habitude. C’est de cette façon que vous serez beaucoup plus efficace et que cette tâche ne vous prendra plus que quelques minutes. Chaque vendredi, planifiez dans votre agenda votre session de planification de la semaine suivante (et oui, c’est une tâche comme une autre). Programmez une alarme ou une notification pour être sûr de ne pas oublier. Grâce à votre assiduité, la planification de votre semaine de travail deviendra rapidement une habitude.
7. Utilisez un outil adapté
Un logiciel de gestion de projet, tel que Wimi, est un outil très efficace pour vous aider à planifier vos semaines de travail. Vous pouvez lister toutes les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet, planifier ces différentes tâches en avance, programmer des dates butoirs et les inscrire dans votre agenda partagé. Vous pouvez paramétrer des notifications et des alertes, et suivre la progression des tâches en temps réel. Bref, vous avez toutes les cartes en main pour organiser votre semaine de travail et être plus productif. A vous de jouer !
