Aucune entreprise, quel que soit sa taille ou son domaine d’activité, n’est à l’abri d’une crise. Pour surmonter une catastrophe, peu importe sa nature (financière, économique, écologique, politique, sanitaire, etc.), et continuer de fonctionner malgré la situation inédite, une entreprise doit impérativement disposer d’un plan de continuité de l’activité (ou PCA).
Ce document stratégique permet à une entreprise de faire face à situation de crise majeure, d’identifier les risques pour mieux les gérer et ainsi de minimiser leurs impacts sur son activité. Le PCA est indispensable pour éviter la faillite et garantir la survie de votre entreprise à tout type de désastre ou de catastrophe, comme la pandémie de coronavirus (COVID-19) que nous traversons actuellement.
Découvrez comment élaborer votre PCA en suivant ces 9 étapes.
1. Définir le contexte et les objectifs
Cette étape est essentielle pour assurer l’efficacité du PCA. Vous devez définir le contexte en prenant en compte les éléments externes (les demandes des actionnaires et des autorités, l’environnement politique, social, culturel, juridique, économique et financier, etc.) ainsi que le contexte interne (la culture de l’entreprise, le type de gouvernance, la politique de gestion des ressources, l’organisation, les processus, etc.).
Cette analyse est indispensable pour évaluer le niveau de risque acceptable par l’entreprise.
Vous devez également analyser les objectifs et les obligations de l’entreprise afin de déterminer quelles sont les activités essentielles qui doivent être maintenues à tout prix pour atteindre ces objectifs.
2. Identifier les besoins de continuité
Quelles sont les ressources minimales (humaines, financières et matérielles) dont l’entreprise a besoin pour pouvoir assurer la continuité de son activité ? Ainsi, pour chaque activité essentielle, vous devez déterminer :
- Le niveau de service minimum : combien de produits faut-il fabriquer par jour ou combien de services faut-il fournir par jour pour que l’entreprise puisse continuer de fonctionner ?
- Le niveau d’indisponibilité minimum : combien de temps la production peut-elle être interrompue sans que cela ne soit nocif à l’entreprise ?
- Les ressources indispensables : quelles sont les ressources nécessaires pour maintenir ce service minimum ?
Lors de cette étape, vous devez également identifier les conséquences possibles de l’interruption de l’activité au niveau humain, financier, environnemental, ainsi que sur l’image de l’entreprise, le moral des employés ou la responsabilité pénale du dirigeant.
Enfin, notez que l’entreprise peut passer en mode dégradé, c‘est-à-dire essayer de fournir le service jugé essentiel, malgré le manque de ressources. Il convient alors d’en définir les modalités.
3. Identifier et gérer les risques prioritaires
Quel est le risque que telle ou telle catastrophe survienne ? Si ce désastre se produit, quels seront les impacts sur l’entreprise ? Quelles actions devront être mises en place pour y faire face ? Cette étape consiste donc à identifier les risques auxquels l’entreprise pourrait être confrontée, à les analyser, puis à évaluer leurs impacts et enfin à prévoir des actions et des mesures pour les éliminer ou limiter leurs effets.
Pour plus d’efficacité, entourez-vous de personnes compétences comme les responsables des métiers et des processus de l’entreprise.
Ainsi vous disposez de critères objectifs vous permettant de prendre des décisions rationnelles (et non pas basées sur des émotions comme la peur) en fonction de vos priorités.
4. Formaliser les moyens et les procédures
Afin que votre entreprise reprenne son activité après le sinistre, vous devez vous assurer de pallier la perte de moyens (aussi appelés ressources critiques) par l’utilisation d’autres ressources. Quel est le niveau de ressources minimal dont l’entreprise a besoin pour la continuité de son activité ?
On distingue 5 catégories de ressources critiques :
- infrastructures (locaux, transport, etc.) ;
- systèmes d’information (systèmes informatiques, serveurs, réseau local, messagerie, accès Internet, etc.) ;
- ressources humaines (équipes disponibles, renforts, qualifications, etc.) ;
- ressources intellectuelles et immatérielles (données internes, informations stratégiques, etc.) ;
- prestations externes (eau, énergie, sous-traitants, etc.) ou produits critiques (matières premières rares).
Préparez la reprise d’activité en identifiant des ressources redondantes, en faisant appel à des ressources externes, en sauvegardant vos données, et en prévoyant une organisation et des procédures qui permettront à votre entreprise de fonctionner après la catastrophe.
5. Définir la stratégie de continuité
Il est important d’estimer le coût du plan de continuité (à l’aide des éléments identifiés précédemment) afin que les dirigeants de l’entreprise puissent décider, en connaissance de cause, s’il est judicieux d’adopter le PCA et dans quelle mesure.
6. Préciser les procédures de gestion de crise et de communication
La gestion de crise permet d’alerter, d’anticiper, de mettre en place des actions utiles et de décider d’activer certains dispositifs du plan de continuité de l’activité.
La gestion de crise possède trois fonctions clés :
- La veille qui permet de détecter des signes précurseurs et ainsi de préparer les personnes concernées.
- L’alerte de l’équipe de gestion de crise et des responsables du PCA qui, à leur tour, se chargent d’alerter la hiérarchie et d’activer la cellule de crise.
- L’aide à la décision et la recommandation d’un plan d’action optimal dans ce contexte incertain.
7. Rédiger le plan de continuité
Une fois toutes les étapes précédentes terminées, vous pouvez vous lancer dans la rédaction du plan de continuité de l’activité. Celui-ci doit décrire la démarche suivie, la stratégie choisie ainsi que les moyens et les procédures nécessaires à sa mise en œuvre. Enfin, il convient d’identifier les responsables du PCA, leur rôle et les actions dont ils ont la responsabilité.
8. Assurer la capacité de mise en œuvre du plan
Maintenant que le plan de continuité de l’activité est prêt, il faut s’assurer qu’il peut être déclenché à tout moment, notamment en vérifiant la disponibilité des ressources nécessaires à son activation ainsi que la connaissance et la compréhension des différentes procédures.
9. Évaluer et faire évoluer le PCA
Pour terminer, il convient de vérifier l’efficacité du PCA, notamment en testant que les procédures et dispositifs sont bien compris et peuvent être mis en place dans les délais indiqués grâce à des exercices.
Pour en savoir plus, consultez le guide pour réaliser un plan de continuité d’activité du secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale (SGDSN).
