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Pour relever le défi de la transformation digitale, il est essentiel que les collectivités territoriales adoptent de nouveaux outils qui leur permettent de simplifier le pilotage et la gestion de leurs projets, de surveiller leurs budgets, de suivre les performances de leurs équipes et d’améliorer la communication et la collaboration entre les différents services municipaux.

Grâce à un logiciel de gestion de projet, vous pilotez tous vos projets de façon simple et collaborative, quels qu’ils soient : modernisation de l’ensemble des services, aménagement du territoire, amélioration de la qualité de vie et du service aux citoyens, etc.

Petit rappel des bénéfices de ces solutions logicielles pour les collectivités territoriales.

Les avantages d’utiliser un logiciel collaboratif de gestion de projet

Vous vous demandez encore pourquoi opter pour un logiciel de gestion de projet au sein de votre collectivité ? L’intérêt de ce type d’outil est clairement de vous simplifier la vie, de faciliter le travail des agents, d’améliorer leur productivité et de répondre mieux aux besoins des usagers.

De nombreuses collectivités l’ont bien compris et se sont déjà équipées de logiciels de gestion de projet ou de plateformes collaboratives tels que Wimi.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet offre de nombreux avantages :
• Chaque équipe suit la progression de ses projets et ne manque aucune échéance.
• Les collaborateurs gagnent du temps grâce à la centralisation des informations dans un espace unique et à la gestion des versions.
• Vos données sont parfaitement sécurisées et hébergées en France.
• Les agents organisent efficacement leur travail et améliorent leur productivité.
• Les chefs de projet planifient plus aisément leurs projets, respectent les délais et répartissent mieux les ressources.
• La collaboration et la communication au sein des équipes et entre les services sont facilitées, notamment grâce à la messagerie collaborative et à l’agenda.
• En un clin d’œil, les agents gèrent efficacement leurs priorités.
• Vous pouvez synchroniser ce type de logiciels avec votre smartphone et/ou votre tablette ainsi qu’avec les outils que vous utilisez déjà comme Outlook.

Voici 4 types de projets que vous pouvez piloter grâce à votre logiciel de gestion de projet ou à votre plateforme collaborative.

4 idées de projets pour les collectivités

1. Le partage, le stockage et la centralisation des documents

Vous en avez assez de perdre du temps à chercher vos documents de travail et à vous demander si vous travaillez sur la dernière version d’un fichier ? Il est temps de vous simplifier la vie en acquérant un outil de travail collaboratif.

L’une des principales utilisations d’une plateforme collaborative est l’échange, le stockage et la centralisation des données. En effet, le secret pour être efficace et productif au travail, c’est de savoir immédiatement où sont rangés les documents dont vous avez besoin, sans avoir à chercher trop longtemps, ni à déranger vos collègues.
En un clic, vous retrouvez tous les documents dont vous avez besoin et grâce à la gestion des versions, vous savez que vous travaillez sur le bon document. Un véritable gain de temps et d’efficacité dans vos tâches quotidiennes.

Ce type d’outils facilite également l’échange et le partage de documents entre les membres d’une même équipe, mais aussi avec les usagers, les partenaires ainsi que des agents ou des entités éloignés géographiquement.

De plus, une solution logicielle telle que Wimi répond aux contraintes réglementaires auxquelles les collectivités territoriales sont confrontées, notamment le traitement et le stockage des données sur le territoire français. Ainsi, Wimi vous garantit que vos données sont hébergées en France.

2. La gestion de la fusion de plusieurs services ou DSI

Prenons l’exemple de la Collectivité Territoriale de Corse (CTC) qui devait fusionner ses trois entités (département de Haute-Corse, département de la Corse du Sud et elle-même) afin de ne former plus qu’une seule entité : la Collectivité de Corse.
Cet important changement impliquait le travail de près de 300 cadres dispersés aux quatre coins de l’île et organisés en différents groupes de travail (culture, environnement, social, aménagement du territoire, ressources humaines, systèmes d’informations, juridique, finances, etc.).

L’utilisation d’une plateforme collaborative était nécessaire afin de faciliter, de mieux structurer et de centraliser les échanges entre les différentes équipes. Grâce à cet outil, les équipes sont gérées en toute transparence. Chacun sait qui fait quoi. Cette transparence dans les processus permet une meilleure gestion du temps et des ressources humaines. Les échanges sont simplifiés et les déplacements inutiles ainsi que les échanges d’email sont considérablement réduits, ce qui permet d’améliorer grandement la productivité des agents.

3. La construction d’un tramway ou d’un bus à haut niveau de service

Le déploiement d’un transport public à haut niveau de service est un projet considérable qui concerne à la fois la communauté de communes ou l’agglomération ainsi que les mairies des villes concernées. Un projet d’une telle ampleur implique un grand nombre de services, de fonctions et d’agents qui travaillent au sein de plusieurs entités. Il est donc nécessaire d’utiliser un outil de travail collaboratif afin de simplifier les échanges, faciliter le partage des documents et planifier différents événements (réunions de chantier, réunions hebdomadaires, réunions de travail, etc.).

4. La facilitation et la modernisation de la démocratie locale

Un autre exemple intéressant est celui de la mairie de Villeurbanne qui a choisi d’opter pour un outil collaboratif afin de faciliter la communication et le travail collaboratif entre les habitants de la ville et ses services internes dans le cadre de la démocratie locale.

Ainsi, les habitants, regroupés en conseils de quartier, disposent d’un espace de travail commun avec la mairie où ils retrouvent les documents dont ils ont besoin. L’information est facilement accessible et chacun (les habitants comme les services municipaux) peut modifier ou enrichir un document. Les personnes concernées reçoivent alors une notification.
Cette modernisation de la démocratie locale plaît autant aux agents qu’aux habitants.

Pour résumer

Transition écologique, aménagement du territoire, administration innovante, urbanisme éco-responsable, amélioration de la qualité de vie, révolution numérique, etc. Mairies, communautés d’agglomération et organismes publics locaux doivent faire face à une grande variété de défis et doivent gérer des projets de tailles différentes. Les outils de travail collaboratif permettent de piloter tous types de projets en simplifiant la vie des agents du service public.

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Comme les entreprises privées, les collectivités territoriales utilisent, créent, partagent et stockent un grand nombre de données et de documents.

La confidentialité et la protection des données n’est pas un sujet nouveau, mais cette année, il est plus que jamais d’actualité avec l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (RGPD) le 25 mai dernier et l’ouverture des données publiques des collectivités qui prend effet à partir du mois d’octobre 2018.

Suite aux nombreux scandales de piratages des données qui ont éclaté partout dans le monde et à l’inquiétude croissante des citoyens concernant l’utilisation de leurs données, le gouvernement français a mis en place des mesures visant à encadrer le stockage ainsi que le traitement des données et des documents des collectivités territoriales.

Le problème du stockage des données

Aujourd’hui, les collectivités ont de plus en plus recours à des logiciels ou à des plateformes leur permettant de stocker tous leurs documents et leurs données dans un espace unique, facilement accessible (via Internet) aux agents comme aux usagers. C’est ce que l’on appelle le cloud computing (ou l’informatique en nuage en français).

Le problème est que ces données sont stockées dans d’immenses datacenters qui sont, bien souvent, physiquement installés à l’étranger, donc hors du territoire français. Pour rappel, tous les documents des collectivités territoriales (documents papiers numérisés ou créés par un logiciel de traitement de texte, bases de données ou emails) relèvent dès leur création du régime des archives publiques et sont considérés comme des « trésors nationaux » qui ne peuvent pas « sortir du territoire douanier français » (source : la Gazette des communes).

Dans une note d’information datant d’avril 2016, le gouvernement rappelle qu’il est impératif que les données soient traitées et hébergées dans un cloud souverain, c’est-à-dire « qui se situe dans les limites du territoire national, par une entité de droit français et en application des lois et normes françaises. »

Les différents types de données

Les données gérées par les collectivités territoriales sont classées en trois grandes familles :

  • les données internes et nécessaires au fonctionnement de la collectivité ;
  • les données qui concernent les métiers et les services ;
  • les informations sur leurs usagers.

Au quotidien, les collectivités utilisent et traitent un nombre considérable de données allant des éléments d’état civil, aux informations sur les revenus des administrés, en passant par les renseignements donnés par la police municipale, les fichiers d’aide sociale, la vidéosurveillance, les fichiers cadastraux, etc. Et cette quantité d’information ne fait qu’augmenter avec le développement de l’e-administration qui permet de moderniser et d’accélérer l’action publique.

Partage de documents : ce qu’il faut savoir

Voici 4 informations que les collectivités doivent impérativement savoir concernant le partage des documents et la protection des données.

1. Un cloud souverain, sinon rien

Comme précisé plus haut, les collectivités territoriales ont donc l’obligation d’utiliser un cloud souverain. En effet, la circulaire d’avril 2016 précise que « l’utilisation d’un cloud non souverain, qui, par définition, ne permet pas de garantir que l’ensemble des données est stocké sur le territoire français, est donc illégale pour toute institution produisant des archives publiques, dont les collectivités territoriales, leurs groupements et leurs établissements publics. »

Les collectivités doivent donc choisir avec soin un prestataire qui répond aux exigences du gouvernement et s’assurer que leurs données sont bien traitées et stockées en France.

Wimi et Wimi Armoured sont des outils hautement sécurisés qui hébergent vos données en France.

2. Les clauses à prévoir

Parmi les bonnes pratiques citées dans la note d’information du gouvernement, il faut noter que « si une collectivité territoriale désire souscrire une offre de cloud, elle pourra ainsi s’orienter uniquement vers une offre de cloud souverain, en prenant soin de
prévoir des clauses liées à la localisation, la sécurité, la confidentialité, la traçabilité, l’auditabilité, la réversibilité, la portabilité et l’élimination des données dans le système. Si l’offre choisie est une offre de cloud public, elle veillera également à ce que la séparation logique des données par rapport à celles d’autres clients soit garantie. »

3. La nomination d’un délégué à la protection des données

Depuis le 25 mai 2018, les collectivités ont l’obligation de nommer un délégué à la protection des données. Les missions de cet agent sont les suivantes :

  • informer et conseiller les agents de la collectivité sur le traitement et la protection des données ;
  • mettre en place une culture Informatique & Libertés au sein de la collectivité ;
  • réaliser des audits afin de contrôler le respect du règlement et du droit national en matière de protection des données ;
  • coopérer et être en contact avec la CNIL ;
  • conseiller la collectivité sur la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données et vérifier son exécution.

Afin d’exercer son rôle de façon efficace, le délégué à la protection des données devra disposer d’un niveau d’expertise et de moyens suffisants, posséder des connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données et bénéficier des ressources et formations nécessaires pour mener à bien ses missions. (Source : CNIL)

4. Sanctions

Si vous constatez une violation d’informations à caractère personnel, vous devez la notifier à la CNIL dans les 72 heures qui suivent l’infraction. Passé ce délai, la collectivité peut se voir sanctionner par un avertissement public ou par une amende administrative dont le montant peut aller jusqu’à 20 millions d’euros.

A titre indicatif, le montant de l’amende pour une entreprise privée peut s’élever entre 2 % et 4 % de son chiffre d’affaires annuel mondial, en fonction de la catégorie de l’infraction.

Pour conclure

Aujourd’hui, les collectivités territoriales doivent suivre l’évolution de la société numérique. Le partage et la protection des données sont désormais des sujets importants et il est impératif de se soumettre aux nouvelles réglementations qui les encadrent.

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Entreprise privée ou collectivité territoriale, sur le papier, le travail collaboratif fait rêver. Vous l’avez lu partout et entendu autour de vous, la collaboration est aujourd’hui tendance et indispensable pour augmenter la productivité de vos équipes.

Les bénéfices du travail collaboratif pour votre collectivité sont nombreux. En travaillant à plusieurs et en associant des points de vue, des compétences et des talents différents, vous stimulez la créativité et l’innovation, et vous avez plus de chance de dénicher les meilleures idées possible.

Dans la réalité, la mise en œuvre du travail collaboratif n’est pas toujours simple et acceptée par tous. Voici 7 astuces pour en faciliter le déploiement au sein des collectivités.

1. Créer un environnement adapté à la collaboration

Le travail collaboratif ne s’impose pas, il s’installe progressivement grâce à la confiance et aux bonnes relations qui se mettent en place entre les membres d’une équipe.

Pour favoriser le travail collaboratif, il est essentiel de mettre en place un environnement de travail adapté tant par l’agencement des locaux que dans l’état d’esprit des responsables et des agents de la collectivité.

L’environnement idéal pour favoriser le travail collaboratif doit se composer des éléments suivants :

  • Des open spaces sans séparation, lumineux et chaleureux qui favorisent la convivialité, la proximité et la communication entre les collaborateurs.
  • Des salles de réunions où les agents peuvent faire des réunions ou des brainstormings, mais aussi s’isoler pour se concentrer.
  • D’un espace convivial pour les pauses car c’est souvent lorsque les collaborateurs discutent de façon plus informelle autour d’un café que les meilleures idées voient le jour.

2. S’assurer que chacun puisse s’exprimer

Le but du travail collaboratif est de favoriser la créativité et l’innovation en réunissant des personnes aux talents, aux compétences, aux savoir-faire et aux expériences divers et variés. Chacun doit pouvoir s’exprimer librement afin de partager ses idées et ses propositions pour faire avancer le projet et l’équipe.

Cependant, certaines personnalités plus timides ou introverties que d’autres n’osent pas toujours s’exprimer ou pensent que leurs idées sont moins bonnes que celles des autres. A vous de les encourager à prendre la parole, à mettre en œuvre leurs bonnes idées et à les féliciter pour leurs initiatives. Vos collaborateurs doivent sentir que vous avez confiance en eux.

3. Etablir les rôles de chacun

Il est plus difficile de se mettre au travail lorsque vous n’avez aucune idée de ce que l’on attend de vous. Pour une collaboration efficace, il est indispensable de définir en amont les rôles et les responsabilités de chacun de vos agents.

Qu’attendez-vous d’eux en tant que membre de l’équipe ? D’abord, cela permet à chacun de savoir ce qu’il doit faire et de se mettre aussitôt au travail. Ensuite, cela évite que deux agents ne travaillent sur la même tâche sans le savoir ou à l’inverse, qu’une tâche prenne du retard car personne n’a été désigné responsable.

4. Définir une vision claire et des objectifs précis

La collaboration, c’est travailler ensemble afin d’atteindre un objectif commun.

Pour collaborer efficacement et réussir vos projets, votre équipe doit avoir une vision commune et un ou plusieurs objectifs précis vers lesquels concentrer ses efforts. Quel que soit le domaine d’activité, toute équipe possède ses forces et ses faiblesses et doit faire face à de multiples challenges. Cependant, les équipes les plus performantes sont celles qui ont une stratégie, un plan et des objectifs clairement définis.

Selon Lolly Daskal, fondatrice et PDG de Lead From Within : « La stratégie fournit une carte qui indique la direction que doit suivre l’équipe tandis que le planning et les objectifs lui montrent comment elle va parvenir à destination. »

5. Développer la transparence

Qu’est-ce que la transparence au travail ? C’est savoir en temps réel qui travaille sur quoi, quelle est leur progression et s’ils respectent la date butoir. Etre transparent signifie partager toutes les informations concernant le projet, les bonnes nouvelles comme les situations critiques. Par exemple, si un agent rencontre un problème sur une tâche, il doit en informer toute l’équipe pour que celle-ci puisse lui venir en aide et éviter ainsi des retards.

Travail collaboratif et transparence sont indissociables. La transparence permet aux agents de s’entraider et au chef de projet d’évaluer la charge de travail de ses agents et de mieux répartir les tâches pour assurer la réalisation du projet dans les temps.

De plus, la transparence encourage la responsabilisation des membres de l’équipe car chacun est responsable de l’accomplissement de ses tâches.

6. Créer un esprit d’équipe

Vous travaillez mieux avec une personne que vous connaissez, n’est-ce pas ? C’est aussi vrai pour vos agents. La gestion de projet rassemble souvent des personnes venant de services et d’horizons complètement différents. Certains peuvent avoir des a priori. Pour collaborer efficacement ensemble, il est donc essentiel qu’ils apprennent à se connaître et à se faire confiance. C’est à vous, chef de projet, de favoriser cela en développant une cohésion d’équipe.

Encouragez votre équipe à déjeuner régulièrement ensemble et organisez de temps en temps des événements pour rassembler votre équipe en dehors du travail. Enfin, ne manquez jamais une occasion de célébrer vos réussites, aussi petites soient-elles. Des agents qui apprécient de travailler ensemble seront plus productifs, plus performants et plus créatifs.

7. Utiliser des outils adaptés

L’arme ultime pour faciliter le travail collaboratif au sein de votre collectivité : les plateformes collaboratives ou les logiciels de gestion de projet.

Par exemple, un outil tel que Wimi offre de nombreux atouts indispensables à une collaboration efficace, parmi lesquelles :

  • une vue globale sur l’ensemble des activités de vos projets ;
  • une messagerie instantanée pour communiquer facilement avec toute l’équipe ;
  • la centralisation et le partage des documents de travail ;
  • la gestion des tâches en ligne ;
  • un agenda pour visualiser les jalons, les échéances et les événements ;
  • une fonction reporting pour suivre les performances de l’équipe.

Intrigué ? Pourquoi ne pas tester Wimi gratuitement et sans engagement pendant 14 jours pour vous faire votre propre idée ?

En résumé

Travailler ensemble pour réussir ensemble est très motivant. Cependant, le travail collaboratif ne s’impose pas du jour au lendemain. Il nécessite, entre autres, de mettre en place un environnement de travail adapté et de changer progressivement les mentalités. Suivez ces 7 astuces pour une collaboration réussie au sein de votre collectivité.

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Dans le secteur privé comme dans les administrations, la collaboration est plus que jamais d’actualité. L’intelligence collective permet de progresser plus rapidement et d’accomplir plus de tâches que le travail individuel. En effet, deux, trois ou dix cerveaux valent mieux qu’un. Ainsi, en associant les compétences, les savoir-faire et les expériences de plusieurs personnes, vous encouragez l’efficacité, la créativité, l’innovation et la productivité et vous réalisez vos projets en respectant le budget et les délais.

Découvrez les avantages du travail collaboratif pour les collectivités territoriales.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Selon linternaute.fr, le travail collaboratif est « un mode de travail non hiérarchisé dans lequel des personnes mettent en commun leur créativité et leurs compétences afin d’atteindre un objectif commun. »

Cette collaboration est rendue possible grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication. Des outils devenus indispensables car ils permettent de maximiser la productivité et la créativité des personnes impliquées dans le projet, même pour celles qui travaillent à distance.

Le travail collaboratif privilégie la communication, les échanges et le partage de connaissances. Sans hiérarchie, tous les collaborateurs sont placés au même niveau. Chacun peut donner son avis et soumettre ses idées, les rapports sont horizontaux et la responsabilité est collective.

Au sein des collectivités territoriales, le travail collaboratif favorise les échanges entre les différents services, le décloisonnement et contribue à l’amélioration du service aux citoyens.

Les 6 avantages du travail collaboratif

Vous n’êtes pas convaincu par le travail collaboratif ? Vous allez changer d’avis en découvrant les 6 bénéfices qu’il peut apporter à votre collectivité territoriale.

1. Gain de temps

Au travail, le temps est une ressource précieuse. Avec le travail collaboratif, vous allez assurément gagner du temps. Comment ? Grâce à la centralisation de toutes les données et tous les documents sur une seule et unique plateforme à laquelle tous les agents concernés ont accès. Ainsi, vous ne perdez plus de temps à chercher un document ou à demander une information. Tout est facilement accessible et disponible en quelques clics.

De plus, les plateformes collaboratives sont généralement équipées du système de versioning (ou gestion des versions), c’est-à-dire que vous travaillez toujours sur la bonne version d’un document et qu’il est toujours possible de revenir sur les versions précédentes si besoin. Finie la perte de temps à vérifier que vous travaillez bien sur la dernière version.

2. Plus de flexibilité et de réactivité

Tout projet doit faire face à son lot de changements et d’imprévus. La collaboration et le travail d’équipe permettent d’être plus réactif et plus souple en cas de changement soudain. Les agents voient alors ces changements comme des défis à relever.

Autre atout : la flexibilité géographique. Grâce aux outils facilitant le travail collaboratif, les agents peuvent travailler de n’importe où et n’ont pas besoin de se déplacer sans cesse. En plus du gain de temps que cela génère, les agents peuvent également mieux concilier vie privée et vie professionnelle, ce qui a un réel impact sur leur bien-être au travail, leur motivation et leur productivité.

3. Amélioration de l’ambiance au travail

En travaillant ensemble, chacun apprend à mieux connaître ses collègues. Cela permet de créer du lien, d’améliorer les relations et d’apprécier le travail de chacun. La confiance s’installe et l’atmosphère est agréable et détendue. Une véritable cohésion et un esprit d’équipe se développent et les conflits sociaux diminuent. 

4. Partage de connaissances

Le travail collaboratif encourage des personnes d’horizons et d’expériences différents à travailler ensemble et à s’entraider. Chacun peut alors mettre son savoir, son talent et ses compétences au service du groupe afin de faire avancer le projet, de proposer de nouvelles idées et de dénouer des problèmes délicats.

Le travail collaboratif est enrichissant car il est basé sur le partage et l’échange et permet à chacun d’apprendre de nouvelles compétences et de nouvelles méthodes de travail.

5. Augmentation de la productivité

Le travail collaboratif est facilité par la mise en place de différents outils (plateforme collaborative, réseaux sociaux d’entreprise, messageries instantanées, visioconférence…) qui rendent les collaborateurs plus productifs. Les échanges sont simplifiés et les documents sont plus facilement accessibles, ce qui permet de gagner du temps et d’être plus efficace tout en optimisant la qualité du travail fourni.

6. Responsabilité partagée

Le principe du travail collaboratif est de mettre au même niveau tous les agents impliqués dans un même projet. La hiérarchie verticale disparaît au profit d’une organisation horizontale.

Chaque individu est libre de prendre des initiatives et de proposer ses idées pour faire avancer le projet, mais aussi pour améliorer son quotidien au travail. Les propositions sont ensuite validées par l’ensemble de l’équipe. La responsabilité n’est plus individuelle, elle est collective donc partagée. On responsabilise les agents et on les encourage à réfléchir et non plus seulement à exécuter leurs tâches.

Comment faciliter la collaboration ?

Vous voulez développer le travail collaboratif au sein de votre collectivité ? Adoptez l’un des nombreux outils et applications disponibles sur le marché. Plateformes collaboratives, logiciels de gestion de projet, messageries instantanées, réseaux sociaux d’entreprise ou encore visioconférence, tous vous permettent de favoriser la communication, l’échange et le partage entre les agents.

Prenez Wimi par exemple : cet outil vous permet d’organiser le travail d’équipe, de booster votre productivité, d’améliorer votre relation avec vos usagers et de regrouper tous vos documents et vos projets dans un espace unique, tout cela en garantissant la sécurité de vos données.

Vous hésitez encore ? Sachez que vous pouvez essayer Wimi gratuitement et sans engagement pendant 14 jours.

Pour conclure

Il est vrai que le travail collaboratif possède de nombreux atouts dont celui de vous faire gagner du temps (il revient presque à chaque fois !). Sachez toutefois qu’il n’est pas forcément synonyme de productivité et de rapidité. Pour garantir son efficacité au sein de votre collectivité, ce mode de fonctionnement doit être mis en œuvre progressivement et doit susciter l’adhésion et l’implication de tous les agents concernés.

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De nos jours, la société évolue rapidement et de nouvelles lois pour l’accessibilité et la protection des données voient le jour. Les administrations tout comme les entreprises privées sont concernées par les changements engendrés par la société numérique. Dans cette optique, il est essentiel que les collectivités territoriales se rapprochent des besoins et des préoccupations des usagers afin de mieux les satisfaire.

Naturellement, cette évolution nécessite un changement d’organisation interne au sein des collectivités territoriales. La séparation stricte des fonctions et l’organisation pyramidale doivent céder la place à des modes de fonctionnement transversaux où les différents services travaillent ensemble à la réalisation d’un projet commun.

Découvrez les 3 tendances qui se développent aujourd’hui au sein des collectivités territoriales.

1. L’ouverture des données publiques et la protection des données

Le 7 octobre 2016, la loi pour une République numérique a rendu obligatoire l’ouverture des données publiques des collectivités de plus de 3 500 habitants et de plus de 50 agents. Les collectivités territoriales doivent ainsi mettre à disposition les documents administratifs ainsi que toutes les données et bases de données représentant « un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental ».

En octobre 2018, les collectivités devront publier leurs données sur des plateformes open data.

Au même titre que les organismes privés, les collectivités territoriales sont concernées par le règlement européen sur la protection des données (RGPD) qui est entré en vigueur le 25 mai dernier. En effet, celles-ci utilisent et traitent au quotidien un grand nombre de données concernant leurs administrés (état civil, listes électorales, recensement, gestion des groupes scolaires, police municipale, fiscalité locale, fichiers cadastraux, etc.), leur personnel ainsi que des prestataires extérieurs. Ce règlement leur impose également de nommer un délégué en charge de la protection des données.

Pour réussir ce virage digital et technologique, les collectivités doivent se moderniser, adopter de nouveaux outils et de nouvelles pratiques afin de mieux servir leurs citoyens et de gérer de façon collaborative leurs données.

2. Le mode projet et la nécessité de collaborer

Partout, on entend parler du travail en mode projet et de collaboration, et les collectivités ne font pas exception. L’époque où chaque service travaillait de son côté est révolue. Désormais, les différentes fonctions doivent communiquer et collaborer entre elles afin de proposer des solutions efficaces aux problèmes et aux besoins des usagers.

De plus en plus de collectivités territoriales en ont pris conscience et ont changé leur mode de fonctionnement, passant d’un mode vertical à un mode projet, c’est-à-dire favorisant la collaboration entre les différents services. Ce principe de transversalité entre les services constitue la base du mode projet.

Même si sa mise en place peut sembler être un véritable challenge, le mode projet possède de nombreux avantages pour les collectivités :

  • Il s’agit d’un mode de fonctionnement réactif, adaptable et flexible qui permet de répondre efficacement aux demandes diverses tout en faisant face à un environnement parfois instable.
  • Il bouleverse le fonctionnement hiérarchique habituel des administrations et permet la mise en place de relations transversales et d’une collaboration entre les différents services.
  • Le mode projet permet de donner de la visibilité à l’atteinte des objectifs et suscite la motivation, la prise de risque, le dépassement, la combativité et l’innovation.
  • Enfin, il favorise l’autonomie des collaborateurs en facilitant les pratiques de suivi et la responsabilisation et il développe la coopération, la communication et la confiance entre les personnes impliquées dans le projet.

Vous l’aurez compris, ce mode de travail favorise la collaboration entre des personnes issues de différents services. Il encourage le partage des connaissances, la créativité et l’innovation. Le système hiérarchique s’efface, plaçant chaque personne au même niveau et permettant à chacun de proposer ses idées et de prendre des initiatives.

3. La mise en place d’outils favorisant la transformation digitale

La digitalisation concerne autant le secteur privé que le domaine public, et les collectivités territoriales s’y soumettent progressivement. En 2018, elles sont nombreuses à en faire l’un de leurs axes de développement prioritaire.

Il existe aujourd’hui un grand nombre d’outils et d’applications intuitifs et faciles à utiliser qui permettent de simplifier les services et les métiers, d’augmenter l’efficacité et la performance des agents, de maîtriser les coûts, d’améliorer la relation avec les usagers et de gérer les données en toute sécurité.

Parmi ces outils, on distingue les plateformes collaboratives ou les logiciels de gestion de projet qui facilitent l’organisation des collectivités territoriales en mode projet. Ces solutions offrent plusieurs avantages :

  • Vous suivez l’évolution de vos projets en toute simplicité.
  • Le respect des délais et la maîtrise des coûts deviennent plus faciles.
  • La collaboration et les échanges sont facilités entre les différentes personnes impliquées.
  • Vous enrichissez votre relation avec les citoyens en favorisant les échanges.
  • Toutes vos données sont centralisées sur une plateforme unique. Le partage en est simplifié.
  • Vos données sont parfaitement sécurisées et hébergées en France.
  • Vous améliorez votre productivité car vous travaillez plus efficacement en équipe et vous communiquez plus facilement.

Les plateformes collaboratives permettent donc d’être plus efficace et de se simplifier la vie. Elles offrent une transparence et une visibilité qui font souvent défaut pour être vraiment efficace. Finis la perte de temps et les échanges d’emails interminables pour retrouver la dernière version d’un document : le système de versioning permet de toujours travailler sur la bonne version d’un document et de conserver un historique précis afin de revenir sur des versions antérieures si besoin.

Une solution comme Wimi est un véritable atout pour les collectivités territoriales et leurs citoyens. De plus, vous pouvez essayer cet outil gratuitement et sans engagement.

Conclusion

La transformation digitale est au cœur des nouvelles problématiques auxquelles sont confrontées les collectivités territoriales. Pour rester efficace et satisfaire les besoins des usagers, elles doivent changer de mode de fonctionnement et adopter de nouveaux outils tels que les plateformes collaboratives ou les logiciels de gestion de projet.

 

 

Selon une étude de l’Association des directeurs de l’environnement de travail (Arseg), 75% des entreprises de plus de 250 salariés opèrent une transformation du lieu de travail (workplace) à travers l’assouplissement des règles de pratique du télétravail. Pour les PME, celles-ci commencent par instaurer le flex-office (espaces de travail sans bureau fixe).

 

Au-delà d’une modification du management des entreprises, l’adoption du télétravail ou du flex office a pour conséquence une réelle mutation culturelle au sein des organisations. La simplification du cadre juridique concernant le télétravail rend ces changements plus faciles à mettre en place. En effet, depuis avril 2018, la loi qui ratificatie des ordonnances Pénicaud, publiée au Journal Officiel, stipule que la formalisation du télétravail par un accord collectif ou une charte spécifique n’est plus une obligation formelle. Autrement dit, un simple accord écrit entre employeur et salarié peut lui donner un fondement juridique.

 

 

Transformation digitale et émergence du télétravail

 

La numérisation est devenue une priorité pour toutes les entreprises, jusqu’à celles du CAC 40. La transformation digitale ne se réduit pas à l’implémentation d’un outil innovant, mais modifie en profondeur la culture et les méthodes de travail au sein de l’organisation. Le management horizontal et les nouvelles façons de travailler (nomadisme, télétravail, coworking) sont devenues courantes suite à la transformation digitale d’entreprises pionnières qui ont reconfiguré l’intégralité de leur fonctionnement. Télétravail et transformation digitale vont effectivement de pair : le télétravail incite également au déploiement de nouveaux outils de travail, les digital workspace, qui permettent un travail collaboratif à distance efficace.

Les pratiques de travail évoluent et modifient sans conteste le management traditionnel des entreprises.

 

Vers une transformation culturelle des entreprises

 

Avec le télétravail, l’environnement de travail intervient comme « un facilitateur voire un catalyseur de la performance collective ». En effet, il favorise l’autonomie des salariés et les responsabilise face aux projets gérés en équipe. Selon une étude de Colliers International , 76 % des collaborateurs en NWoW (« New Ways of Working ») estiment justement que leur environnement favorise le travail collaboratif et les échanges informels entre collègues.

« Lorsqu’on engage une transformation globale, l’évolution managériale est particulièrement forte. Les managers doivent apprendre à coacher à distance, par objectif, et tenir compte de tous ces changements comportementaux. Et la plupart du temps, ils perdent des signes de statut » concède Dominique Losay, Président du Think Tank NWoW et ancien responsable du Flex Office chez BNP Paribas Personal Finance.

L’évolution de l’environnement de travail ne concerne pas seulement l’espace du salarié mais touche à l’organisation du travail, et à l’efficacité individuelle et collective. Grâce au télétravail, l’efficacité des employés aurait augmenté de 68%. Concrètement, décrypte Cécile Adam, « le télétravail promeut une nouvelle philosophie de travail qui tranche avec les modèles très hiérarchisés et normés. Sur certains points, il pourrait se rapprocher de l’entreprise libérée ».

 

teleworking teletravail efficacite efficiency digital transformation

Les bénéfices des “New Ways of Working”

 

Wimi, la solution adaptée pour le télétravail

Wimi, créée en 2010 par Lionel Roux et Antoine Duboscq, est une solution numérique qui accompagne les équipes et les entreprises dans leur transformation digitale et permet de travailler à distance avec efficacité. Les équipes sont autonomes pour gérer le bout déroulement de leurs projets.

Wimi est un outil de gestion de projets qui centralise dans un espace de travail toutes les données d’une même équipe. La plateforme permet le partage au sein d’une équipe des fichiers, des tâches, des agendas en fluidifiant la communication.

Notre objectif est de proposer le meilleur outil pour responsabiliser les équipes et leur permettre d’accélérer leur mutation digitale.


 

 

Sources:

https://www.challenges.fr/entreprise/vie-de-bureau/teletravail-ces-nouveaux-ajustements-utiles-pour-les-salaries-et-entreprises-passes-inapercus_580019

https://www.lemonde.fr/emploi/article/2018/06/11/teletravail-et-bureaux-partages-il-va-falloir-s-y-faire_5312823_1698637.html

http://www.colliers.com/-/media/files/emea/france/research/nwow_livre_blanc_mars_2018.pdf?la=fr-fr

 

 

 

La mutation digitale d’une entreprise n’occasionne pas seulement un bouleversement technologique, elle a une incidence sur les habitudes de travail de toutes les équipes.

Au cours des 15 dernières années, l’expert en marketing Bryson Duncan a étudié les transformations digitales au sein des organisations. Il a constaté que les nouvelles technologies ne répondaient en rien aux problèmes qu’elles devaient résoudre et qu’au contraire elles affectaient la productivité des entreprises.

« Les défis d’amélioration de la productivité, de gestion des ressources, d’analyse des données, de motivation et de collaboration des équipes existent toujours, mais ils ont été paradoxalement démultipliés à cause de l’introduction récente de nouvelles plateformes digitales. »

Ainsi pour Bryson Duncan, l’attention devrait être particulièrement portée sur les employés et leur manière de collaborer en équipe, car le manque de communication au sein d’une équipe et le manque de compréhension des enjeux constituent un réel obstacle à l’objectif de transformation digitale des entreprises. Les employés doivent en effet être éduqués aux nouveaux outils.

 

 

La transformation digitale est davantage réussie lorsque les managers sont impliqués dans la formation de leur équipe aux changements disruptifs

 

La transformation digitale permet l’amélioration de la productivité des employés si les managers comprennent clairement comment l’organisation peut tirer profit de cette transformation.

Les top managers doivent déterminer comment et à quel endroit stratégique les nouvelles technologies doivent être instituées au sein de l’organisation afin d’en faire un atout pour l’entreprise.

Pour 65% des entreprises, ces top managers font partie de l’équipe de direction (DG et DSI). Ces acteurs sont en charge des changements stratégiques internes et sont les mieux placés pour s’assurer que les changements proposés sont effectivement appliqués.

 

 

 

La réussite des projets de transformation digitale nécessite une ligne directrice bien précise

 

Un projet de transformation digitale bouleverse l’intégralité de l’organisation d’une entreprise. Ainsi, sans la participation et l’engagement des managers de l’entreprise, il paraît très difficile de rendre ce changement efficace.

 

 

Une enquête a été menée pour déterminer les collaborateurs les plus influents dans la mise en œuvre des changements de manière de travailler. Seulement 11% des personnes interrogées considèrent les employés d’entreprise comme les plus influents.

Cela paraît surprenant compte tenu du fait que les employés de l’organisation sont les plus directement touchés par les changements de stratégies de travail et devraient donc être leader dans la transition digitale.

Il est donc essentiel que toute l’équipe participe à la mise en place d’une nouvelle stratégie au sein de l’organisation. Ce manque d’engagement est peut-être une des raisons pour lesquelles seulement 39% des entreprises ont rendu effective leur projet de mutation vers une digital workplace.

 

Wimi est une solution innovante pour renforcer l’implication de l’équipe

 

Wimi, créée en 2010 par Lionel Roux et Antoine Duboscq, est une solution numérique qui accompagne les équipes dans leur transformation digitale.

logo wimi

C’est un outil de gestion de projets qui centralise dans un espace de travail toutes les données d’une même équipe. La plateforme permet le partage au sein d’une équipe des fichiers, des tâches, des agendas en fluidifiant la communication.

C’est un excellent outil pour responsabiliser les équipes et les habituer à la mutation digitale.

 

 

 

 

 

Sources: CMS Wire, Bryson Duncan: Successful Digital Transformation Initiatives Put People at the Center

Data Dimension, The Digital Workplace: Transforming Your Business

 

 

Récemment, un consortium appelé « Humanizing the Digital Workplace » a constaté que les entreprises continuaient à dépenser des millions de dollars dans les solutions digitales dans le but d’améliorer leur productivité mais, paradoxalement, celles-ci contribueraient en réalité à diminuer la productivité.

En effet, déployer une nouvelle technologie n’engendre pas nécessairement de gains de productivité immédiats. La prise en main de nouveaux outils nécessite souvent une période d’adaptation et de formation de la part des équipes. Conscient de cet écueil, plusieurs plateformes telles que Wimi ont mis en place un support et un accompagnement personnalisé permettant de réduire cette période d’apprentissage pour les équipes de travail.

Gagner en productivité par la simple intégration d’un outil permettant de structurer sa digital workplace n’a rien d’évident. C’est pourquoi nous rappelons ci-après quelques points utiles pour que la mutation numérique de votre entreprise soit une réussite :

 

  1. La nécessité d’un réseau internet efficace

 

Seulement 9% des entreprises considèrent que l’accès au réseau est le facteur le plus important de leurs stratégies numériques, et seulement 27% le placent parmi leurs priorités. Ce nombre paraît étonnamment faible compte tenu de l’importance d’Internet et de la communication digitale dans les stratégies commerciales.

Les e-mails, les réseaux sociaux, le partage de documents, les vidéoconférences et les réunions sont des outils indispensables au bon fonctionnement des entreprises et de leur management. Ainsi il paraît vital pour la vie de l’entreprise que sa digital workplace fonctionne sur un réseau internet opérationnel.

Voici les exigences à avoir afin de disposer d’un réseau internet efficace :

 

 

 

  1. La migration des données professionnelles vers le cloud

 

Selon une étude de Data Dimension, 60% des entreprises gèrent leurs solutions en interne. Mais la tendance actuelle est plutôt à la gestion des données par un serveur externe : les organisations se tournent de plus en plus vers des tiers pour gérer leurs systèmes et leurs logiciels. Ainsi de plus en plus de technologies sont hébergées sur le cloud. Les principales raisons pour lesquelles les entreprises migrent vers le cloud sont son caractère moins onéreux, la réduction des investissements en capital réalisés dans les systèmes informatiques qu’il permet, et la centralisation des plateformes dans les bases de données.

 

 

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engagement employé collaborateurs travailler

 

 

L’engagement employé devient une préoccupation nouvelle dans les organisations. La révolution numérique encourage ces questionnements car elle apporte des outils remettants en cause la manière même de travailler : réseaux sociaux d’entreprise, télétravail, accès à la messagerie professionnelle à domicile.  On dit courament d’un employé qu’il est engagé lorsqu’il se dépasse pour son entreprise et lorsque son attitude engendre chez ses collègues une motivation supplémentaire. L’engagement employé se définit par une attitude active et positive qui comprend également la satisfaction personnelle. Alors que les générations Y et Z font leur entrée dans le milieu professionnel, l’engagement des employés est associé bien souvent à la notion de bien-être. Un employé engagé est-il donc toujours un employé heureux certainement, mais l’employé heureux va t-il pour autant s’engager pour son entreprise, voilà ce que cet article va essayer de décrypter.

 

engagement employé infographie chiffre clés

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Le numérique a boulversé de nombreuses pratiques à la fois industrielles et organisationnelles, au sein des moyennes et grandes entreprises. La révolution numérique constitue pour les entreprises du CAC 40 un véritable défi. La mise en place de pratiques innovantes  suppose en effet de faire évoluer la manière même de travailler. Les comportements et les habitudes de travail doivent s’orienter vers plus de collaboration et de communication. Jusqu’alors réservés à la sphère privé, les réseaux sociaux et les systèmes de partage d’information se développent dans les entreprises. Peu préparées à ces boulversements, les entreprises déploient rapidement de nombreux outils à usage professionel mais il est très difficile de faire évoluer des pratiques à partir seulement de nouveaux outils.  Pour opérer une transformation digitale réussie, les entreprises doivent faire preuve de pédagogie et travailler sur leur culture interne.

Anita Pouplard, associée chez Boyden, avance qu’une “transformation digitale, c’est aussi une remise à plat de l’organisation et des façons de travailler”. Cela explique en partie la nécessité de recruter des Chiefs Digital Officers dont la mission est d’orienter et d’accélerer la transformation digitale du groupe.

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