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Dans le secteur privé comme dans les administrations, la collaboration est plus que jamais d’actualité. L’intelligence collective permet de progresser plus rapidement et d’accomplir plus de tâches que le travail individuel. En effet, deux, trois ou dix cerveaux valent mieux qu’un. Ainsi, en associant les compétences, les savoir-faire et les expériences de plusieurs personnes, vous encouragez l’efficacité, la créativité, l’innovation et la productivité et vous réalisez vos projets en respectant le budget et les délais.

Découvrez les avantages du travail collaboratif pour les collectivités territoriales.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Selon linternaute.fr, le travail collaboratif est « un mode de travail non hiérarchisé dans lequel des personnes mettent en commun leur créativité et leurs compétences afin d’atteindre un objectif commun. »

Cette collaboration est rendue possible grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication. Des outils devenus indispensables car ils permettent de maximiser la productivité et la créativité des personnes impliquées dans le projet, même pour celles qui travaillent à distance.

Le travail collaboratif privilégie la communication, les échanges et le partage de connaissances. Sans hiérarchie, tous les collaborateurs sont placés au même niveau. Chacun peut donner son avis et soumettre ses idées, les rapports sont horizontaux et la responsabilité est collective.

Au sein des collectivités territoriales, le travail collaboratif favorise les échanges entre les différents services, le décloisonnement et contribue à l’amélioration du service aux citoyens.

Les 6 avantages du travail collaboratif

Vous n’êtes pas convaincu par le travail collaboratif ? Vous allez changer d’avis en découvrant les 6 bénéfices qu’il peut apporter à votre collectivité territoriale.

1. Gain de temps

Au travail, le temps est une ressource précieuse. Avec le travail collaboratif, vous allez assurément gagner du temps. Comment ? Grâce à la centralisation de toutes les données et tous les documents sur une seule et unique plateforme à laquelle tous les agents concernés ont accès. Ainsi, vous ne perdez plus de temps à chercher un document ou à demander une information. Tout est facilement accessible et disponible en quelques clics.

De plus, les plateformes collaboratives sont généralement équipées du système de versioning (ou gestion des versions), c’est-à-dire que vous travaillez toujours sur la bonne version d’un document et qu’il est toujours possible de revenir sur les versions précédentes si besoin. Finie la perte de temps à vérifier que vous travaillez bien sur la dernière version.

2. Plus de flexibilité et de réactivité

Tout projet doit faire face à son lot de changements et d’imprévus. La collaboration et le travail d’équipe permettent d’être plus réactif et plus souple en cas de changement soudain. Les agents voient alors ces changements comme des défis à relever.

Autre atout : la flexibilité géographique. Grâce aux outils facilitant le travail collaboratif, les agents peuvent travailler de n’importe où et n’ont pas besoin de se déplacer sans cesse. En plus du gain de temps que cela génère, les agents peuvent également mieux concilier vie privée et vie professionnelle, ce qui a un réel impact sur leur bien-être au travail, leur motivation et leur productivité.

3. Amélioration de l’ambiance au travail

En travaillant ensemble, chacun apprend à mieux connaître ses collègues. Cela permet de créer du lien, d’améliorer les relations et d’apprécier le travail de chacun. La confiance s’installe et l’atmosphère est agréable et détendue. Une véritable cohésion et un esprit d’équipe se développent et les conflits sociaux diminuent. 

4. Partage de connaissances

Le travail collaboratif encourage des personnes d’horizons et d’expériences différents à travailler ensemble et à s’entraider. Chacun peut alors mettre son savoir, son talent et ses compétences au service du groupe afin de faire avancer le projet, de proposer de nouvelles idées et de dénouer des problèmes délicats.

Le travail collaboratif est enrichissant car il est basé sur le partage et l’échange et permet à chacun d’apprendre de nouvelles compétences et de nouvelles méthodes de travail.

5. Augmentation de la productivité

Le travail collaboratif est facilité par la mise en place de différents outils (plateforme collaborative, réseaux sociaux d’entreprise, messageries instantanées, visioconférence…) qui rendent les collaborateurs plus productifs. Les échanges sont simplifiés et les documents sont plus facilement accessibles, ce qui permet de gagner du temps et d’être plus efficace tout en optimisant la qualité du travail fourni.

6. Responsabilité partagée

Le principe du travail collaboratif est de mettre au même niveau tous les agents impliqués dans un même projet. La hiérarchie verticale disparaît au profit d’une organisation horizontale.

Chaque individu est libre de prendre des initiatives et de proposer ses idées pour faire avancer le projet, mais aussi pour améliorer son quotidien au travail. Les propositions sont ensuite validées par l’ensemble de l’équipe. La responsabilité n’est plus individuelle, elle est collective donc partagée. On responsabilise les agents et on les encourage à réfléchir et non plus seulement à exécuter leurs tâches.

Comment faciliter la collaboration ?

Vous voulez développer le travail collaboratif au sein de votre collectivité ? Adoptez l’un des nombreux outils et applications disponibles sur le marché. Plateformes collaboratives, logiciels de gestion de projet, messageries instantanées, réseaux sociaux d’entreprise ou encore visioconférence, tous vous permettent de favoriser la communication, l’échange et le partage entre les agents.

Prenez Wimi par exemple : cet outil vous permet d’organiser le travail d’équipe, de booster votre productivité, d’améliorer votre relation avec vos usagers et de regrouper tous vos documents et vos projets dans un espace unique, tout cela en garantissant la sécurité de vos données.

Vous hésitez encore ? Sachez que vous pouvez essayer Wimi gratuitement et sans engagement pendant 14 jours.

Pour conclure

Il est vrai que le travail collaboratif possède de nombreux atouts dont celui de vous faire gagner du temps (il revient presque à chaque fois !). Sachez toutefois qu’il n’est pas forcément synonyme de productivité et de rapidité. Pour garantir son efficacité au sein de votre collectivité, ce mode de fonctionnement doit être mis en œuvre progressivement et doit susciter l’adhésion et l’implication de tous les agents concernés.