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5 activités que les collectivités territoriales gèrent depuis Wimi

5 activités que les collectivités territoriales gèrent depuis Wimi

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Publié par David Galiana, le mercredi 27 juillet 2022

Afin de gérer plus efficacement leurs nombreux projets et de mieux répondre aux besoins et aux exigences des citoyens, les collectivités territoriales ont lancé leur transformation numérique. Autrement dit, elles ont changé leur manière de fonctionner en s’équipant d’outils numériques et de plateformes collaboratives afin de favoriser la digitalisation des services et de faciliter le travail collaboratif entre les agents du service public.

Aujourd’hui, plusieurs communes, départements et régions ont choisi de travailler avec la suite collaborative Wimi. Elles l’utilisent pour gérer leurs multiples projets dans des domaines variés tels que la gestion des établissements scolaires, l’urbanisme, le développement économique ou encore l’environnement.

Voici quelques exemples d’activités et de projets que les collectivités territoriales gèrent grâce à la plateforme collaborative Wimi.

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L’élaboration d’un plan local d’urbanisme intercommunal (PLUi)

En France, chaque commune est responsable de la mise en œuvre de la politique d’urbanisme et d’habitat. Ainsi, chaque citoyen souhaitant construire, agrandir, transformer, démolir ou simplement se renseigner sur l’occupation du sol, doit consulter le service urbanisme de sa commune.

Ce service doit notamment assurer le suivi et le développement des activités économiques sur le territoire de la commune, instruire et délivrer les différentes autorisations (permis de construire ou de démolir, déclaration préalable, etc.), ou encore élaborer, faire appliquer et actualiser les différents documents d’urbanisme dont le PLU.

Ainsi, la communauté de communes du Korchersberg (CoCoKo) en Alsace a choisi d’utiliser Wimi pour l’élaboration de son plan local d’urbanisme intercommunal (PLUi). La suite collaborative lui a notamment permis de faciliter la communication et de centraliser les échanges entre les nombreux intervenants internes et externes du projet (élus, habitants, agents, bureaux d’études, associations, etc.).

Le lancement d’appels d’offre et la gestion des marchés publics

Les collectivités territoriales ont souvent besoin de réaliser des travaux sur leur territoire, d’acheter des fournitures diverses, ou de faire appel à des services spécifiques. Pour cela, elles ont l’obligation de suivre une procédure de commande publique et de respecter les règles de passation des marchés publics.

Ainsi, le département de la Creuse a décidé d’opter pour un outil numérique tel que Wimi car il voulait faciliter le stockage et la diffusion de documents lourds lors de la mise en place d’un nouveau marché d’audit des collèges. Pour ce projet, de nombreux documents devaient être mis à disposition, et leur volume rendait l’envoi par messagerie électronique ou pli postal très difficile, voire impossible.

Grâce à l’utilisation de Wimi Drive, l’ensemble des agents travaillant sur le projet ont pu facilement accéder, stocker et partager un gros volume de fichiers. Le service informatique a paramétré les droits d’accès afin que les documents sensibles puissent rester confidentiels et être accessibles uniquement aux personnes concernées.

La fusion entre deux ou plusieurs services

Depuis le 1er janvier 2018, la collectivité de Corse est devenue une collectivité à statut particulier à la suite de la fusion entre ses deux départements (Corse-du-Sud et Haute-Corse) et la collectivité territoriale de Corse. Ces trois entités n’en forment désormais plus qu’une.

Cette fusion a représenté un travail conséquent étalé sur deux années et a nécessité la mobilisation de près de 300 agents des trois collectivités, répartis en groupes de travail. Ce projet d’envergure a été géré efficacement en utilisant la plateforme collaborative Wimi.

Les équipes ont utilisé cet outil dans le but de :

  • centraliser les échanges entre les équipes de travail dispersées aux quatre coins de l’île ;
  • faciliter le partage et la diffusion de manière sécurisée des documents indispensables à la préparation de la création de la Collectivité de Corse ;
  • organiser les espaces de travail par thème en fonction des différents groupes de travail (culture, environnement, social, aménagement du territoire, ressources humaines, juridique, finances, etc.) ;
  • favoriser la collaboration des agents, notamment grâce à système de suivi de version permettant de toujours travailler sur la bonne version d’un document et de conserver un historique des versions antérieures.

L’organisation d’événements divers

Fêtes, manifestations sportives, foires, festivals, expositions, vide-greniers, etc., chaque année, les collectivités territoriales (communes, régions et départements) organisent de nombreux événements ponctuels ou incontournables, souvent très attendus par la population. Par exemple, c’est le cas de la fête de la musique, des Eurockéennes, du Tour de France, du marché de Noël de Strasbourg ou encore du Carnaval de Nice.

Pour garantir leur succès et veiller à ce qu’ils se déroulent en toute sécurité, ces événements doivent être soigneusement organisés. Un logiciel de gestion de projet tel que Wimi est un outil indispensable pour l’organisation d’événements en tous genres, car il permet de gérer efficacement l’ensemble des tâches à réaliser, de coordonner les agents et les éventuels bénévoles, de s’assurer que les différents protocoles sont bien respectés (réglementation, sécurité, services proposés, etc.), et de veiller à ce que chaque agent et chaque service sache ce qu’il doit faire et à quel moment.

La gestion de la communication interne et externe

Les collectivités territoriales doivent être attentives à leur communication externe. En effet, les communes, les régions et les départements doivent s’adresser régulièrement à l’ensemble de la population (citoyens, habitants, étudiants, population active, contribuables et usagers des services publics) pour leur transmettre divers messages.

Ainsi, les collectivités territoriales doivent informer les habitants sur l’usage des services publics et la participation à la vie démocratique. Elles doivent communiquer sur l’animation du territoire et en faire la promotion. Pour cela, elles disposent de nombreux outils tels que le journal de la collectivité, le site Internet, les réseaux sociaux, l’affichage ou encore la presse locale et régionale.

L’utilisation d’une suite collaborative telle que Wimi est un moyen efficace de gérer et de suivre sa communication externe. Les agents peuvent notamment :

  • créer des espaces de travail dédiés à chaque moyen de communication ;
  • identifier et planifier les différentes tâches à accomplir et suivre leur progression ;
  • ajouter des documents comme les sujets à traiter pour le prochain numéro du journal ou la liste des journalistes à contacter ;
  • commenter une tâche ou échanger directement avec un agent ou un groupe d’agents sur un sujet précis.

Au sein des collectivités territoriales, qu’il s’agisse des communes, des régions ou des départements, l’utilisation d’une suite collaborative telle que Wimi est très pratique pour gérer efficacement l’ensemble de leurs activités et de leurs projets, et pour favoriser la communication et la collaboration entre les différents acteurs des projets (agents, élus, chefs de service, habitants, etc.).

 

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