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5 étapes à suivre lors de la constitution d’une équipe

5 étapes à suivre lors de la constitution d’une équipe

Publié par David Galiana, le mardi 15 février 2022

Vous le savez, le capital humain est la matière première de l’entreprise. C’est grâce au travail de vos employés que vous pouvez produire des biens de qualité ; c’est grâce à leur motivation et à leur engagement que votre entreprise va croître et se développer ; et c’est grâce aux compétences, au savoir et à l’expérience des membres de votre équipe que vos projets vont connaître le succès. Il est donc essentiel de bien s’entourer.

S’il est important de choisir soigneusement chaque collaborateur avec lequel vous allez travailler (personnalité, qualifications, expérience, etc.), il est également essentiel de veiller à créer une harmonie et des liens solides au sein de votre équipe, et ce, dès sa constitution.

Vous connaissez déjà les secrets des équipes performantes, découvrez quelles sont les étapes à suivre pour constituer une équipe efficace et productive, dont les membres se comprennent, se font confiance et partagent un fort esprit d’équipe.

Faire connaissance

Cela peut paraître évident, pourtant peu d’équipes prennent le temps de faire connaissance avant de se mettre au travail, soit par manque de temps, soit parce qu’elles se lancent tête baissée dans le projet. Pourtant cette étape est indispensable afin que vos collaborateurs apprennent à se connaître et à se faire confiance. Car la confiance est la base pour créer une cohésion d’équipe et permettre à vos collaborateurs de travailler efficacement ensemble.

Ainsi, lorsque vous constituez une nouvelle équipe, commencez par organiser une ou plusieurs activités de team building pendant une demi-journée ou une journée complète. Il s’agit de participer à des activités collectives (sportives, ludiques, culturelles ou culinaires) dans une ambiance conviviale et détendue. Le but est que vos collaborateurs découvrent avec qui ils vont travailler, qu’ils fassent connaissance, qu’ils commencent à tisser des liens et que la cohésion d’équipe se développe.

Si le temps est compté, vous pouvez utiliser des ice breakers lors de la première rencontre de l’équipe. Il s’agit d’un moyen rapide et efficace de détendre l’atmosphère et de permettre au groupe de faire connaissance de façon conviviale.

Définir la façon de travailler

Afin que les membres de votre équipe travaillent efficacement ensemble, il est primordial de définir en amont comment l’équipe doit fonctionner pour être performante. De nombreux aspects doivent donc être passés en revue dès la constitution de l’équipe afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et suive la même discipline.

Ainsi, l’équipe doit s’accorder sur :

  • les règles et les horaires de travail à respecter, ainsi que les comportements à adopter ;
  • la planification des différentes réunions (stand-up meetings, réunions de projet, réunion d’équipe, etc.) ;
  • le processus de prise de décisions ;
  • les différents outils à utiliser (logiciel de gestion de projet, outils de communication, gestion de documents, etc.) ;
  • les moyens pour communiquer efficacement (surtout si certains membres de votre équipe travaillent à distance) ;
  • la gestion des tâches, c’est-à-dire lorsqu’une tâche est prête à être exécutée ou qu’elle est terminée.

La définition de ces éléments est incontournable pour le bon fonctionnement de votre équipe.

Identifier les connaissances de chacun

Pour constituer votre équipe, vous avez soigneusement sélectionné des personnes en fonction de leurs compétences, de leur expérience et de leur personnalité. Cependant, il est possible que pour la réalisation de votre projet, il vous manque des ressources ou certaines compétences spécifiques.

Il est donc important d’identifier :

  • l’ensemble des connaissances et des compétences de votre équipe ;
  • les différences de savoir entre vos collaborateurs ;
  • les compétences / qualifications manquantes pour mener à bien votre projet.

Une fois que vous connaissez les points forts et les points faibles de votre équipe, vous pouvez déterminer un plan d’action pour combler ses lacunes, et ainsi anticiper les potentiels obstacles qui pourraient nuire à votre réussite. Par exemple, vous pouvez organiser une session de formation, charger un membre de votre équipe de transmettre son savoir à ses collègues, former votre équipe sur les outils à utiliser, etc.

Définir les rôles de chacun

Au sein d’une équipe, chaque membre joue un rôle précis et possède des responsabilités qui lui sont propres. Ainsi, pour éviter la confusion, il est indispensable de définir les rôles et les responsabilités de chaque collaborateur dès la création de l’équipe.

En tant que chef de projet / manager, vous devez également veiller à répartir la charge de travail et les différentes tâches de façon équitable entre tous les membres de l’équipe. Ainsi, chacun pourra plus facilement tenir ses engagements.

Mettre en place un système de communication

Constituer une équipe, c’est aussi définir la manière dont les membres vont communiquer entre eux et s’échanger documents et fichiers. D’autant plus qu’aujourd’hui, les équipes ne travaillent plus comme avant. Certains membres travaillent dans les mêmes locaux tandis que d’autres travaillent depuis chez eux ou dans des bureaux à l’autre bout du monde. Au quotidien, la communication peut alors devenir un vrai défi.

Ainsi, lors de la constitution de votre équipe, il convient de déterminer quels outils vont être utilisés pour faciliter la communication ainsi que le partage et le stockage de documents.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

  • une suite collaborative comme Wimi permet de centraliser vos données, votre communication et votre travail sur une seule plateforme pour plus d’efficacité ;
  • un logiciel de gestion électronique de documents (GED) est idéal pour gérer la hiérarchisation, le stockage, la diffusion et l’archivage de vos documents ;
  • un outil de communication rassemble une messagerie instantanée, un système de visioconférence et /ou d’appels audio ainsi qu’un espace de partage de documents pour faciliter la communication au sein de l’équipe ;
  • un réseau social d’entreprise (RSE) permet de favoriser la collaboration et la communication au sein de l’équipe et de l’entreprise en général.

A vous de déterminer, avec l’ensemble de votre équipe, quels sont les meilleurs outils de communication à mettre en place.

Pour conclure

Afin de réussir la constitution de votre équipe, n’hésitez pas à prendre le temps de définir chacun des éléments ci-dessus. Ce sont les bases pour permettre à votre équipe de bien fonctionner, et d’être efficace et productive tout au long de la réalisation de votre projet.

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