Le recrutement de nouveaux talents est une étape importante dans la croissance d’une entreprise. Mais ce processus ne s’arrête pas après la signature du contrat, bien au contraire. L’intégration des nouveaux arrivants est une étape essentielle afin qu’ils soient opérationnels le plus rapidement possible, mais aussi pour qu’ils se sentent bien dans l’entreprise et qu’ils aient envie d’y rester un moment.
Cette période d’intégration qui suit un recrutement s’appelle l’onboarding. Elle est cruciale car un recrutement a un coût pour votre entreprise, estimé entre 5 000 et 8 000 €. Et un salarié nouvellement recruté qui quitte l’entreprise, c’est autant d’argent perdu. D’après une étude de Cadremploi réalisée en 2019, 33 % des cadres déclarent avoir déjà démissionné suite à une mauvaise intégration, dont 65 % dans les 6 mois qui ont suivi leur arrivée.
Pour éviter cela, découvrez comment réussir l’onboarding de vos nouveaux talents.
Qu’est-ce que l’onboarding ?
Ce mot anglais vient de l’expression « to get on board » qui signifie « monter à bord ». D’ailleurs, il n’est pas rare lorsqu’on arrive dans une nouvelle entreprise ou sur un nouveau projet d’entendre ses collègues dire « bienvenue à bord ! ».
L’onboarding correspond donc à la phase d’intégration d’un nouveau salarié dans une entreprise, dès l’instant où il apprend son embauche jusqu’à ce qu’il soit opérationnel dans ses fonctions. L’objectif est de faciliter son arrivée et de l’immerger dans la culture de l’entreprise grâce à diverses actions.
Pour résumer, il s’agit d’accueillir la personne, de lui fournir les outils et les ressources nécessaires pour qu’elle puisse travailler dans les meilleures conditions, et de l’intégrer à son équipe, et plus globalement à l’entreprise. La durée d’un processus d’onboarding est variable mais devrait s’étendre entre trois mois et un an. Et il peut commencer avant même que le nouveau collaborateur ne soit arrivé dans l’entreprise.
Connaissez-vous l’offboarding ?
Pourquoi l’onboarding est important ?
L’onboarding est indispensable car il permet au nouvel arrivant de se faire une première impression de l’entreprise. Vous devez donc tout faire pour que cette première impression soit positive et lui donne envie de rester.
Aujourd’hui, les nouvelles générations de salariés n’effectuent plus toute leur carrière dans une seule et même entreprise, comme l’ont fait nos parents. Désormais, on n’hésite plus à quitter une entreprise si l’on ne s’y sent pas bien ou si les missions ne nous conviennent plus. D’après une étude réalisée par Labor Statistics en 2019, un actif changera d’emploi entre 5 et 13 fois au cours de sa carrière, et la durée moyenne au même poste est d’environ 5 ans. Selon Pôle Emploi, les jeunes actifs, eux, changeront d’emploi entre 13 et 15 fois.
Cependant, on l’a vu, pour les entreprises, le recrutement d’un nouveau talent représente un véritable investissement en matière d’argent, de temps et de ressources. C’est donc très frustrant de voir un salarié que l’on vient de recruter et de former quitter l’entreprise au bout de six mois ou d’un an parce qu’il ne s’est pas senti bien intégré.
L’onboarding est donc essentiel pour :
- fidéliser les salariés et réduire le turnover ;
- renforcer la marque employeur et à attirer de nouveaux talents ;
- développer le sentiment d’appartenance, la motivation et l’engagement des salariés ;
- accélérer leur intégration et leur permettre d’être rapidement efficaces et productifs.
5 conseils pour réussir un onboarding
Voici les étapes incontournables à la réussite de votre processus d’onboarding.
1. Anticiper l’arrivée du nouvel arrivant
Le processus d’onboarding commence avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Vous devez créer un lien avec le nouvel arrivant le plus tôt possible. Pour cela, échangez régulièrement avec lui par e-mail ou par téléphone afin de prendre de ses nouvelles. Informez-le sur le code vestimentaire en vigueur dans l’entreprise. Commencez à aborder les tâches que vous souhaitez lui confier. Indiquez-lui comment sa première journée / semaine va se dérouler.
Cela contribue également à rassurer la nouvelle recrue qui sera ainsi plus détendue lors de sa première journée.
2. Préparer sa prise de poste
Dès que vous connaissez la date d’arrivée de votre nouveau collaborateur dans l’entreprise, lancez les démarches pour que tout soit prêt lors de sa prise de fonction. Cela implique d’avoir un bureau prêt pour l’accueillir avec un ordinateur, un téléphone et diverses fournitures de bureau (cahier, stylos, agrafeuse, etc.).
La veille de son arrivée, assurez-vous qu’il dispose d’une adresse e-mail, d’un numéro de téléphone à son nom et des codes d’accès nécessaires pour utiliser les différents outils, logiciels et applications dont il aura besoin pour travailler. Anticipez également les formations auxquelles il devra participer pour être opérationnel au plus vite.
Enfin, n’oubliez pas d’annoncer son arrivée à toute l’entreprise et à son équipe en envoyant une petite présentation du nouveau salarié par e-mail. L’objectif est que chacun puisse lui réserver un accueil chaleureux.
3. Bien l’accueillir le jour J
Le jour de son arrivée, accueillez votre nouveau collaborateur comme il se doit avec un petit déjeuner d’équipe, et pourquoi pas une banderole de bienvenue à son nom !
Remettez-lui un kit de bienvenue qui contient notamment :
- un livret d’accueil regroupant toutes les informations nécessaires sur l’entreprise, son mode de fonctionnement, ses missions et ses valeurs ;
- tous les documents administratifs ;
- son badge d’accès à l’entreprise ;
- ses codes d’accès au réseau et aux différents outils ;
- le matériel indispensable pour effectuer son travail ;
- des petits cadeaux de bienvenue aux couleurs de l’entreprise (porte-clés, stylos, tasse, etc.).
Organisez une réunion d’informations pour présenter l’entreprise, expliquer son fonctionnement et aborder les différents aspects administratifs (signature du contrat de travail, règlement intérieur, charte informatique, mutuelle, CE, etc.).
Prévoyez un déjeuner d’équipe pendant lequel le nouvel arrivant pourra faire connaissance avec ses nouveaux collègues. Puis, emmenez-le visiter les locaux, et faites les présentations avec les différentes équipes.
4. Lui attribuer un mentor
En arrivant dans votre entreprise, le nouveau salarié aura de nombreuses questions. Il est donc conseillé de lui attribuer un mentor, un parrain ou un référent qui l’accompagnera les premières semaines, lors de son parcours d’intégration, et qui sera disponible pour répondre à toutes ses questions.
- Suivre son intégration
Le succès de l’onboarding tient dans le suivi de l’intégration de votre nouveau collaborateur. Après sa première semaine, faites un bilan avec lui pour connaître son ressenti, et répondre mieux à ses attentes. Demandez-lui comment il se sent, ce qui lui manque, s’il a encore des questions, s’il se sent bien accompagné, s’il se voit poursuivre dans l’entreprise, etc.
Enfin, vous pouvez aussi profiter de son regard neuf pour lui demander un rapport d’étonnement, c’est-à-dire un rapide compte-rendu de ce qu’il pense de l’entreprise, de son mode de fonctionnement, ce qui l’a étonné, ce qui pourrait être amélioré selon lui, etc.
Indispensable, l’onboarding permet de bien intégrer les nouveaux arrivants, de partager la culture de l’entreprise, de favoriser le bien-être des salariés et de les fidéliser. Soyez créatif et innovant pour que votre nouveau collaborateur se sente accueilli et attendu.
