Desde la pandemia, las videoconferencias han pasado a formar parte de nuestra vida privada, permitiéndonos seguir tomando copas con la familia y los amigos a pesar del encierro o la distancia, o asistir a nuestra clase de yoga sin salir de casa. En las empresas, con la generalización del teletrabajo, las videoconferencias han sustituido casi por completo a las reuniones físicas. Hoy en día, Zoom, Skype y Google Meet son algunas de las herramientas más utilizadas para realizar videollamadas con compañeros que trabajan a distancia.
Sin embargo, a pesar del aumento del número de videoconferencias, vale la pena preguntarse si las reuniones de trabajo virtuales sustituirán por completo a las reuniones físicas. Comparemos las ventajas e inconvenientes de estas dos formas de reunirse.
Video conferencia
Ventajas
- La videoconferencia es una herramienta eficaz de comunicación y colaboración para reunir a equipos dispersos. Puede organizar reuniones con sus empleados que teletrabajan o trabajan en oficinas situadas en el extranjero o en otro lugar de Francia.
- Ahorrará en gastos de desplazamiento y, eventualmente, de alojamiento, ya que sus empleados no tendrán que desplazarse para asistir a una reunión.
- Según un estudio de Beekast y OpinionWay, el 70% de los directivos considera que las reuniones a distancia son más eficaces y rápidas que las reuniones presenciales.
- Según el mismo estudio, el 68% de los directivos encuestados considera que las reuniones a distancia fomentan la toma de la palabra porque los empleados tímidos hablan más fácilmente detrás de sus pantallas que en una sala de reuniones.
- La tecnología mejora las reuniones virtuales. Por ejemplo, los participantes pueden intercambiar mensajes y documentos durante la reunión a través de mensajería instantánea. En reuniones con participantes que hablan idiomas distintos, puede utilizarse el reconocimiento de voz para generar subtítulos en directo. Por último, algunos programas pueden grabar y transcribir automáticamente la reunión para dejar constancia escrita.
Desventajas
- Problemas de red, mala conexión a Internet, imágenes pixeladas o sonido inaudible, el uso de herramientas digitales conlleva a menudo problemas técnicos, de conexión y averías que suponen un obstáculo para la productividad de la reunión.
- La seguridad y confidencialidad de los intercambios puede ser un problema según el tipo de software que se utilice.
- La falta de contacto humano es una de las principales desventajas de la videoconferencia. El trabajo a distancia y el abuso de las reuniones virtuales pueden ser perjudiciales para el desarrollo de las relaciones personales entre los miembros de un equipo. Solo frente a una pantalla, es difícil intercambiar miradas o sonrisas cómplices con los compañeros y el lenguaje corporal, esencial para saber lo que piensan realmente los participantes, es indescifrable a través de una pantalla.
- Cuidado con la fatiga del zoom, un fenómeno real causado por el uso abusivo de la videoconferencia.
- Es más fácil desviar la atención de una videoconferencia. Según el estudio de Beekast y OpinionWay, el 68% de los ejecutivos afirman que a veces desvían su atención y el 50% dicen que regularmente tienen dificultades para seguir una reunión a distancia hasta el final.
Reuniones físicas
Ventajas
- El contacto humano es la principal ventaja de las reuniones presenciales. Se reúne con sus colegas en torno a una mesa para discutir, debatir y/o resolver un problema. Las relaciones personales entre los empleados se desarrollan más fácilmente y se establecen confianza y compañerismo.
- En una reunión cara a cara, puede saber lo que piensan realmente tus compañeros viendo sus reacciones y analizando su lenguaje no verbal, como el corporal, ante un nuevo proyecto o una situación difícil.
- Una reunión presencial bien preparada y organizada puede ser muy productiva. La gestión, la motivación y la valoración del trabajo del equipo suelen tener más impacto cara a cara que a distancia.
- En una reunión física, los participantes están más implicados. Difícilmente pueden desviar su atención o hacer otra cosa, sobre todo si la reunión es dinámica y participativa.
- Por último, las reuniones físicas son indispensables para establecer una relación sólida con un cliente, por ejemplo, o para tratar un asunto importante (negociar un contrato, celebrar un acontecimiento importante, etc.).
Desventajas
- En las reuniones cara a cara, los empleados tímidos no se atreven necesariamente a hablar y/o no se atreven a decir lo que piensan o a dar su verdadera opinión por miedo a ser juzgados. Es más probable que hablen en una videoconferencia, detrás de su pantalla.
- En el caso de equipos dispersos geográficamente, las reuniones físicas pueden representar un coste importante para la empresa si todos los participantes tienen que desplazarse al lugar de la reunión.
- Si se organizan y organizan mal, las reuniones presenciales pueden llevar mucho tiempo, ser aburridas y no dar resultados tangibles. Siga estos consejos para organizar una reunión de equipo.
Videoconferencia y reuniones presenciales: dos herramientas imprescindibles
Ambas formas de reunión tienen sus ventajas y desventajas. Aunque la videoconferencia es muy práctica cuando parte del equipo trabaja a distancia, las reuniones presenciales siguen siendo importantes para reforzar la cohesión del equipo y las relaciones entre los empleados. Por tanto, la elección de un tipo de reunión en lugar de otro dependerá de varios factores, como el objetivo de la reunión, el número de participantes, la cultura de su empresa, etc.
Lo ideal es combinar al máximo estos dos modos de funcionamiento. Por ejemplo, si puede, intente reunir físicamente a sus empleados varias veces al año para desarrollar el sentimiento de pertenencia a la empresa y al equipo, y fomentar las relaciones entre los miembros de su equipo.
Por último, siga estos consejos para organizar una buena reunión virtual y descubra las 10 mejores herramientas de videoconferencia para equiparse adecuadamente.
