Eloïse Robin
Sin categorizar

¿Cómo comunicarse efectivamente con sus equipos en el “nuevo mundo del trabajo”?

En los últimos años, el trabajo flexible se ha vuelto cada vez más popular, en términos de horas flexibles y en donde decides trabajar (desde casa o en la oficina). Estudios han demostrado que 74% de los encuestados en los Estados Unidos creen que el trabajo flexible se ha vuelto la nueva “norma”

Dado los tiempos recientes de la pandemia global del 2020, muchos de nosotros nos hemos acostumbrado a la estructura flexible del trabajo remoto. El director ejecutivo de Goldman Sachs incluso ha sido citado por decir que el trabajo remoto “nos hará sentir mas cómodos al proporcionar mas flexibilidad a empleados, que por cierto, lo convierten en un lugar mas atractivo para que la gente trabaje”. El brote del coronavirus ha pavimentado el camino hacia las compañías para que promuevan el trabajo remoto y ofrezcan mas flexibilidad. Además, se espera que el lugar de trabajo experimente un aumento aun mayor en los trabajadores remotos por elección.

Una mañana al leer un articulo en la revista Forbes con el titulo “¿Cómo el trabajo remoto esta remodelando el mundo futuro del trabajo?” Entonces empecé a pensar…Algunas compañías empiezan a dar la bienvenida a sus empleados de regreso a la oficina, ¿Cómo vamos a sobrellevar la transición? La transición entre esos que deciden trabajar remotamente y aquellos que deciden trabajar en la oficina. Más importante, ¿Cómo va esto  a afectar nuestra habilidad para comunicarnos entre empleados remotos y empleados de oficina?

Así que… aquí tenemos 8 pasos para comunicarnos efectivamente en el “Nuevo mundo de trabajo”

Paso n°1 : Comienza de Nuevo con el trabajo en equipo

La buena comunicación comienza formando una fuerte relación de trabajo. A menudo se subestima el poder de las conversaciones triviales y se considera una pérdida de tiempo. Sin embargo, la verdad es que: Cuanto más sepas sobre tu equipo, mejor podrás comunicarte con ellos personalmente .

Una manera eficaz de reunir a tu equipo es organizando una tarde de trabajo, esto es una oportunidad dpara conocerse fuera del entorno de trabajo diario. Si te cuesta pensar en ideas para sesiones de trabajo en equipo, ¿Por qué no intentas un taller de prueba de personalidad? De sugerencia, está el indicador popular de Myer-Brigg o la prueba DiSC de Walter Clark, que identifican la personalidad de su lugar de trabajo. La capacidad de comprender las “personalidades del lugar de trabajo” de sus equipos es la clave para saber cómo comunicarte con ellos.

La creación de equipos establece una nueva apertura dentro de tus equipos a medida que las relaciones de trabajo se vuelven más transparentes👀. El trabajo en equipo bien hecho puede ser transformador para la comunicación de tu organización. Puede abrir la puerta a la adopción de un estilo de comunicación más abierta y amigable en el lugar de trabajo.

Paso n ° 2 : Encarna el estilo de comunicación que quieres que imite tu equipo

Como gerente de proyecto o líder de equipo, depende de ti establecer el camino a seguir para tu equipo. Ser capaz de comunicarte efectivamente es una señal de buen liderazgo. Sin embargo, para comunicarte efectivamente necesitas planificar.

El gerente o líder debe considerar como, cuando y donde comunicarse. Esto significa seleccionar una herramienta de comunicación, establecer una estructura de comunicación y planificar el tiempo para que tengan lugar las interacciones. La forma en que el gerente o líder decida comunicarse se reflejará en el estilo de trabajo adoptado por sus equipos.

Por lo tanto, vale la pena comenzar colocando a todos en el camino de comunicación adecuado, primero considerando sus propias acciones y cómo impactarán inevitablemente en sus equipos🤔.

Paso n ° 3 : Encuentra una buena herramienta de comunicación

Durante la pandemia, muchas personas han adquirido nuevas habilidades y una de las que se destaca en los negocios ahora es cómo comunicarse eficientemente en línea. Nos hemos acostumbrado a comunicarnos con nuestros equipos a través de correos electrónicos, canales de mensajería instantánea y videoconferencias. Hay una gran cantidad de herramientas de comunicación disponibles, pero es importante encontrar la herramienta de  comunicación adecuada para las necesidades de tu organización que cumpla con todos los requisitos

Existe una idea errónea común de que la comunicación ocupa tiempo valioso del proyecto en la organización.  Sin embargo, la comunicación puede ser rápida y fácil con nuevas alternativas al correo electrónico, como canales de mensajería instantánea que adaptan a respuestas rápidas Si tomáramos el ejemplo de la plataforma Wimi, que ofrece chatbots de comunicación instantánea para todas las interacciones privadas, grupales y de proyectos.

Puedes organizar tus conversaciones en Wimi seleccionando los mensajes a favoritos como una forma de guardar mensajes para referencia futura. Wimi ha integrado una función de videoconferencia para que puedas acceder a todas las herramientas de comunicación que necesitas en una plataforma.

Las nuevas y sofisticadas herramientas de comunicación, como Wimi, han facilitado el trabajo de los equipos de lugares mas flexibles.

Paso n ° 4 : Adoptar una estructura de comunicación.

Los equipos deben tener la libertad de comunicarse de forma natural y espontánea. Dicho esto, ciertos temas de discusión requieren un plan aproximado considerando el propósito de la comunicación. Por ejemplo, proporcionar información a sus equipos después de una reunión importante del proyecto requiere una estructura de comunicación clara👀.

La esencia de un informe simple debe incluir el propósito de la reunión, los puntos clave de decisión, los pasos tomados y los próximos pasos. Según la escuela de negocios de Harvard debe comenzar un informe haciendo 3 preguntas esenciales. 1) ¿Qué estábamos tratando de lograr? 2) ¿Qué pasó realmente? Y 3) ¿Cómo podemos crecer de esta experiencia? Esto crea una estructura de tres capas, que proporciona contexto a todo el pasado, presente y futuro.

La Escuela de Negocios de Harvard, esta en lo correcto cuando se trata de hacer preguntas. Para saber si se ha comunicado efectivamente, el mensaje debe ser bien recibido. Por lo tanto, finalizar cualquier tipo de comunicación con una pregunta abierta es crucial para obtener comentarios. Por ejemplo: “¿Qué piensa sobre esto?” O “¿Tiene alguna pregunta o comentario?”.

Adoptando una estructura alentará a los remitentes y destinatarios a tomarse el tiempo para pensar en su estilo de comunicación y considerar los posibles resultados de sus mensajes🤔.

Paso n ° 5 : Planificación de comunicaciones cara a cara

Vamos a agregar otro paso para la planificación de comunicaciones. Organizar la comunicación y conversaciones cara a cara. Aunque, ser capaz de iniciar una conversación espontánea es una buena señal de un entorno que se adapta a las comunicaciones abiertas. Cuando colaboras en proyectos tanto dentro como fuera de la oficina, organizar el tiempo para las conversaciones cara a cara es clave🔑 (PD. Esto significa usar la cámara en todas sus videoconferencias).

Adoptar el trabajo remoto, ya sea por elección o no, nos ha obligado a hacer videoconferencias . Aunque, al principio, la privacidad de que sus colegas vean su propia casa puede haber parecido incómoda para algunos pero, Bryan Robinson ha argumentado que esto ha traído un nuevo nivel de cercanía. Incluso, hemos obtenido nuevos conocimientos sobre cómo viven nuestros colegas conociendo a sus mascotas, niños, opciones de cuadros de arte llamativas en la pared y más👀.

Las interacciones cara a cara ayudan a agregar el elemento personal a una discusión. Naturalmente, reaccionamos a las conversaciones utilizando expresiones faciales, lenguaje corporal y pequeñas exclamaciones que expresan cómo nos sentimos y tienen un impacto significativo en la forma en que elegimos comunicarnos. Es por eso que las comunicaciones regulares cara a cara son beneficiosas para agregar una nueva profundidad a la forma en que nos expresamos e interactuamos mientras trabajamos dentro o fuera de la oficina.

Paso n ° 6 : Incluir a todos en la toma de decisiones

Para garantizar un buen flujo de comunicaciones, es importante que todos se sientan incluidos en el proceso de toma de decisiones del proyecto. Todos los participantes del proyecto deben mantenerse actualizados con los últimos avances y poder participar en las decisiones clave.

Vale la pena comunicar incluso las decisiones más pequeñas. Especialmente trabajando desde casa, existe un mayor riesgo de sentirse aislado de sus colaboradores en los eventos clave del proyecto donde las decisiones tienden a tomarse. Para no arriesgarse a quedarse fuera, los trabajadores remotos deben hacer un esfuerzo consciente para comunicarse más de lo que se considera necesario.

Comunica cualquier cosa de todo y los mas importante… a todos!

Paso n ° 7 : Tómate un tiempo para permitir preguntas y respuestas

Puede parecer obvio para algunos, pero hacer tiempo para permitir preguntas y respuestas es muy importante para optimizar el éxito del proyecto. Comunicarse da la oportunidad a sus equipos para que hagan preguntas, podría significar que te pierdas una gran idea o, lo que es peor, pase por alto un gran error.

Si las preguntas y respuestas no son naturales para tus equipos, puedes organizar sesiones de preguntas y respuestas de pruab y solicitar feedback y comentarios del equipo. Las preguntas y respuestas se realizan sin esfuerzo cuando los miembros del equipo son accesibles y están interesado por explorar otros puntos de vista‍.

¡Esto es igualmente de importante por anotar tanto paras tus equipos internos como  para tus clientes!

Paso n ° 8 : Escucha y presta atención al comunicador.

La comunicación entre equipos es responsabilidad compartida. Por lo tanto, para crear un entorno comunicativo abierto, la capacidad de escuchar y ser paciente cuando otros hablan debe ser la prioridad número 1.

Las opiniones o pensamientos de alguien son irrelevantes, cualquier forma de comunicación es un trampolín en la dirección correcta en sus proyectos👣. Por lo tanto, tomarse el tiempo para aceptar las comunicaciones del equipo los llevara a la optimización del éxito del proyecto.

Sobre todo, esto se refiere a las relaciones laborales internacionales, donde debe considerar los diferentes orígenes y los diferentes idiomas primarios en sus equipos. Las variantes del idioma pueden convertirse en un obstáculo en términos de comunicación‍. Entonces, tomarse el tiempo para escuchar y comprender es muy valorado y apreciado. Esto puede significar dar un paso atrás en la comunicación rápida, en beneficio de crear una cultura de trabajo abierta que fomente la comunicación dentro de diferentes entornos culturales.

Conclusión

El mundo del trabajo que una vez conocimos está cambiando y avanzando hacia estructuras de trabajo más flexibles que se adaptan mejor a los trabajadores remotos. En tiempos de cambio, es importante revisar los planes del proyecto empresarial para evaluar su validez y relevancia y adaptarlos en consecuencia.

Un plan que debe revisarse es el plan de comunicación. Mantener comunicaciones eficientes es crucial en un entorno que cambia progresivamente. Las buenas comunicaciones conducen a una mayor productividad, una mayor satisfacción de los empleados y clientes y aumenta la rentabilidad de la empresa.

Estos ocho pasos lo llevarán a usted y a sus equipos a mantenerse en el camino correcto, incluso durante períodos de transición difíciles, como los que estamos experimentando actualmente para aprender a adaptarnos en el llamado “nuevo mundo del trabajo”.