La crisis sanitaria ha impuesto el trabajo a distancia en las empresas. Hoy en día, trabajar todos los días desde las instalaciones de su organización ya no es necesariamente la norma. De acuerdo con el barómetro de TeleTravail y Organizaciones Híbridas 2022 realizado por Malakoff Humanis, el 38% de los empleados del sector privado realizaban trabajo a distancia al final del año 2021. Esta práctica es una opción para el 68% de ellos, y la duración media del trabajo a distancia es de dos días por semana.
Aunque el trabajo a distancia ofrece muchas ventajas (flexibilidad, autonomía, equilibrio entre vida profesional y vida personal, etc.), a veces puede ser difícil mantenerse motivado, productivo y eficaz cuando se trabaja solo en casa. Además de los errores que los gerentes deben evitar con sus equipos a distancia, aquí hay algunos consejos para ayudarlo a ser eficiente cuando está trabajando a distancia.
A nivel individual
Siga estos consejos para ser productivo cuando teletrabaje.
Crear un espacio de trabajo
Para trabajar bien, es esencial crear un espacio de trabajo adecuado en casa. No, la cama o el sofá no son lugares adecuados para trabajar. Debe evitar mezclar relajación y trabajo para seguir siendo productivo.
Por supuesto, su espacio de trabajo dependerá del espacio que tenga en casa. Lo ideal es que instale una oficina en una habitación que pueda cerrar para aislarse. Si no es posible, basta con una mesa en un rincón y una silla. Reúna todo lo que necesite para trabajar (ordenador, cargador, teléfono, bolígrafos, cuaderno, etc.) para ponerse en marcha de inmediato. Lo más importante es que se sienta a gusto trabajando allí.
Vestirse
Otro imperativo cuando se trabaja a distancia es prepararse como si fuera a la oficina. Así que evite quedarse en pijama todo el día, ya que esto no lo motivará a ser productivo. Báñese y vístase adecuadamente (evite el jogging) antes de empezar su jornada laboral.
Fije su propio horario
Para trabajar eficazmente a distancia, es esencial establecer un horario y respetarlo. Estos deben definirse primero en función de las interacciones y los intercambios que tenga con su gerente, sus compañeros y sus clientes. También debe tener en cuenta los momentos del día en que es más productivo.
La ventaja del teletrabajo es que puede ser flexible. Por lo tanto, puede comenzar temprano para terminar temprano, o comenzar su día más tarde. También puede adaptar sus horarios según sus necesidades (por ejemplo, si tiene una cita médica o si tiene que recoger a su hijo en la escuela).
Finalmente, evite las jornadas largas que son contraproducentes y sepa cuándo parar. Trabajar a distancia no significa estar disponible las 24 horas del día. Deje de contestar el teléfono o los correos electrónicos una vez que haya terminado su jornada laboral (a menos que sea una emergencia) y vuelva a su vida privada. Tiene derecho a desconectarse.
Organice la jornada
Para ser productivo cuando se trabaja a distancia (e incluso presencial), es importante establecer una rutina diaria. Por ejemplo, después del café o el desayuno, empiece el día haciendo una lista de las tareas pendientes y, a continuación, identifique sus prioridades. Concéntrese en completar sus tareas durante una o dos horas, revise sus mensajes a horas concretas y recuerde tomarse descansos regulares.
A nivel de equipo
Como gerente, aquí tiene algunos consejos para que sus empleados trabajen eficazmente a distancia.
Establecer normas claras
En primer lugar, deben identificarse claramente las funciones, responsabilidades y tareas de cada miembro del equipo. En segundo lugar, debe definir horarios fijos en los que sus empleados deben estar disponibles, igual que lo están en persona. Para trabajar bien a distancia podrian aplicarse otras reglas básicas, como saludarse al empezar la jornada y despedirse al terminar.
Utilizar herramientas adecuadas para el trabajo a distancia
Para colaborar eficazmente cuando se trabaja a distancia, es necesario utilizar las herramientas adecuadas. Hoy en día, existen multitud de herramientas de trabajo colaborativo que permiten trabajar a distancia. He aquí algunos elementos esenciales:
- Software de gestión de proyectos como Wimi, que cuenta con todas las funciones esenciales para gestionar sus proyectos, tareas y no olvidarse de nada
- Plataforma para compartir documentos que le ofrece un espacio de almacenamiento seguro donde guardar todos los archivos y documentos de trabajo a los que sus empleados pueden acceder fácilmente estén donde estén;
- Herramientas de comunicación como mensajería instantánea, videoconferencia, etc., que son esenciales para que sus empleados puedan hablar entre sí varias veces al día, como si estuvieran en las mismas instalaciones.
Comunicarse regularmente a lo largo del día
Cuando sus empleados trabajan a distancia, la comunicación es absolutamente esencial para facilitar la colaboración y evitar sentimientos de aislamiento. Programe al menos una videoconferencia a la semana con todo su equipo para revisar el progreso del proyecto, las tareas completadas y cualquier punto conflictivo.
Tómese también el tiempo de llamar individualmente a sus empleados algunas veces por semana para asegurarse de que están bien y de que no necesitan nada. Sin embargo, tenga cuidado de no convertirse en un microgestor, lo que podría afectar la productividad de su equipo. Debe confiar absolutamente en ellos.
Mantener la cohesión del equipo
No siempre es fácil mantener el espíritu de equipo cuando los empleados están dispersos geográficamente y no se pueden organizar reuniones físicas frecuentes. Sin embargo, hay muchas formas de mantener unido a su equipo a distancia.
Ideas no faltan. He aquí algunos ejemplos:
- Organizar una comida de equipo (almuerzo o desayuno) al menos una vez a la semana en vídeo
- Inicie conversaciones informales por mensajería instantánea para conocer mejor a los miembros de su equipo;
- Comparta, celebre éxitos y acontecimientos importantes, como cumpleaños, con un breve vídeo para conmemorar la ocasión
- Desafíe a su equipo diaria o semanalmente con la mejor receta, la mejor foto de teletrabajo, etc.
Tanto a nivel individual como de equipo, ahora tiene todas las claves para trabajar bien a distancia.
